4, 5, 97, 2000



Calculer des durées avec Excel

Si vous tapez 6:23 dans une cellule, Excel interprète la saisie automatiquement comme étant un format d'heure (hh:mm). Si d'aventure vous voulez faire des calculs sur ce type de format, les choses ne posent guère de problème. 6:23+4:56 donne bien une durée totale de 11:19. Mais si la durée totale dépasse 23:59, Excel repart bravement à 00:00, ce qui bien entendu fausse complètement le résultat. 04:17+23:54 ne donne donc pas 28:17, mais simplement 04:17, ce qui est frustrant. Il conviendra donc de modifier le format de l'heure en mettant les heures entre crochets : [hh]:mm.


Afficher les formules des cellules

À l'aide d'un double clic sur une cellule, vous pouvez en afficher directement la formule. La technique consistant à utiliser Outils/Options/Affichage/Formules demeure parfaitement valable, mais semble moins commode puisqu'elle affiche le contenu de toutes les cellules.


Effacer des valeurs mais conserver les formules

Vous avez réalisé un tableau que vous voulez réutiliser d'année en année : les formules sont justes, mais les données changent naturellement d'une année sur l'autre.

Activez Edition/Atteindre (ou F5). Cliquez sur Cellules.
Dans la boîte de dialogue, activez Constantes, ce qui a pour effet de sélectionner les cellules concernées.
Appuyez sur la touche Suppr.


Déterminer la tendance géométrique d'une série

Si vous voulez déterminer la tendance géométrique d'une série comme 100, 101, 98, 103, 97, 100, 102, 99, 100 (pour savoir si elle est croissante ou décroissante), vous devrez vous lancer dans des calculs assez complexes.

Sélectionnez toutes les valeurs de la série (peu importe si vous êtes à la verticale ou à l'horizontale).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le petit rectangle en bas à droite de la dernière cellule sélectionnée. Le pointeur se transforme en croix.
Tirez la croix sur quelques cellules vers la droite ou vers le bas.
Dans le menu contextuel qui s'ouvre automatiquement, activez Tendance géométrique. Un incrément est défini par multiplication des cellules.
La série est automatiquement complétée et vous pourrez déjà tout de suite constater sur deux cellules quelle est la tendance. Dans notre cas, elle est décroissante.


Restaurer les registres OLE

Normalement un double clic sur le fichier .REG fourni avec le programme restaure les registres OLE de l'application. Dans la version 7.0 d'Excel, il manque cependant dans la première ligne Regedit suivi d'une ligne blanche. Vous pouvez modifier la chose avec un éditeur de texte et tout devrait alors rentrer dans l'ordre.


Des sélections importantes

Si vous devez sélectionner une très importante plage de cellules, le plus efficace est sans doute de vous positionner sur la première, d'activer la touche F8 (mode Extension), et de vous placer sur la dernière (le plus rapidement sera sans doute avec F5, pour Atteindre). L'ensemble des cellules comprises entre la première et la dernière sera automatiquement sélectionné.


Afficher ou masquer lignes et colonnes

Lorsque vous affichez le menu contextuel associé à une ligne ou à une colonne après l'avoir sélectionnée au prélable, vous disposez de la commande Masquer. Vous pouvez cependant utiliser les raccourcis clavier suivants pour masquer ou afficher lignes et colonnes : Alt + " pour masquer une ligne et Alt + _ pour l'afficher ; Alt + (pour masquer une colonne et Alt +) pour l'afficher.


Automatiser la saisie avec la commande Liste de choix

Quand vous cliquez, avec le bouton droit, sur une cellule d'une colonne comportant déjà du texte, et que vous activez la commande Liste de choix du menu contextuel, vous accédez en effet à une liste où sont repris les textes des différentes cellules. Un petit clic sur une entrée assure sa saisie automatique dans la cellule.


De la couleur en un clin d'il

Activez Edition/Atteindre ou F5.
Cliquez sur le bouton Cellules.
Dans la boîte de dialogue, activez l'option Constantes. Vous sélectionnez de la sorte toutes les cellules concernées.
Depuis le menu contextuel, vous pouvez, avec Format de cellule/Motif définir en une seule fois vos attributs pour toutes les cellules concernées.


Trouver immédiatement les cellules d'une autre feuille

Si vous utilisez F5 ou Edition/Atteindre, vous pouvez sans problème définir une cellule, ou une plage de cellules portant un nom dans une autre feuille. Une formulation du type Feuil12!C23 ou Aperçu95!Total, vous conduit directement à l'endroit souhaité.


Partager une feuille de calcul

Sans doute peu connue mais très utile : une fonctionnalité qui permet à différents utilisateurs du réseau de travailler simultanément dans un même classeur.

Activez Menu/Partage de fichier/Modification.
Pour permettre des accès simultanés, des enregistrements et des modifications pour tous les utilisateurs connectés, activez l'option Permettre une modification multi-utilisateur.


Un format de date correct via le pavé numérique

Si vous voulez saisir une date, le pavé numérique a la totale indélicatesse de mettre une virgule à la place d'un point. De la sorte, vous ne définissez pas de format de date. Qu'à cela ne tienne, vous utiliserez donc la touche - du même pavé numérique. Vous retomberez alors sur un format de date correct.


Copier une valeur dans une plage de cellules

Si vous devez remplir plusieurs cellules avec la même valeur, le plus efficace est de sélectionner une plage de cellules et de taper la valeur dans la zone (blanche) de la sélection. Vous ne sortez cependant pas avec Entrée, mais avec Ctrl + Entrée. Toute la sélection comporte la même saisie.


Atteindre rapidement la prochaine cellule vide avec la souris

Si vous cliquez sur le cadre d'une cellule, vous vous déplacez directement en fin de feuille ou à la prochaine cellule vide rencontrée. Cela fonctionne aussi bien avec Ctrl + une flèche de direction.


Des caractères génériques pour vos recherches

La recherche de texte (même dans les formules) est une chose bien pratique. Mais il est peu connu que l'on puisse également utiliser des caractères génériques. Si vous voulez retrouver toutes les formules comportant Si(), vous pouvez très bien définir le critère de recherche Si(*).


Des messages d'erreur pour contrôler la saisie

Un format de nombre comme [Rouge][>1000] "Trop élevé !";#.##0,00 a pour effet de vous signaler que la saisie d'un nombre supérieur à 1000, n'est pas prévue, et la cellule comportera en effet le texte en rouge. Mais attention, le format sera tout de même appliqué et pris en compte dans les calculs. Message d'erreur, mais calcul en cours !


Se protéger des regards indiscrets

Si plusieurs personnes ont accès aux mêmes feuilles, il peut être intéressant de masquer le contenu de certaines cellules. Si vous leur donnez le format ;;;, leur contenu ne sera pas affiché.


Se protéger contre certaines erreurs de saisie

Avec un format du type #.##0,00;-#.##0,00;;[Rouge]"Message !" vous pouvez contrôler des saisies non conformes. Utile notamment lorsque l'on confond un 0 et un O (zéro et la lettre).


Copier sans écraser

Vous avez réalisé un bon travail, mais vous constatez que votre tableau serait encore mieux présenté autrement : vous devez déplacer certaines plages de cellules. Pour éviter tout écrasement accidentel d'une autre plage de cellules, vous maintenez la touche Maj enfoncée pendant le déplacement. Les éventuelles cellules qui, autrement seraient écrasées, seront décalées dans le sens voulu.


Vérifier des formules complexes

Quand on réalise des formules complexes, il n'est pas toujours certain que le résultat final soit nécessairement le bon, même s'il n'y a donc pas d'erreur de syntaxe. Vous pouvez faire des calculs partiels dans une formule.

Activez la cellule concernée. Dans la barre d'édition, sélectionnez un calcul partiel.
Effectuez ce calcul à l'aide de F9. Le résultat partiel s'affiche dans la formule et vous pouvez en vérifier la validité.
N'oubliez surtout pas de quitter ce calcul partiel avec Echap, sinon le résultat serait définitivement intégré à la formule à la place du calcul.
Procédez de la sorte pour tous les calculs partiels de la formule. S'il y a une erreur, vous finirez bien par mettre la main dessus.
La touche F9 vous permet d'autre part d'afficher à tout moment la valeur d'une cellule.


Multiplier simultanément les nombres d'une plage de cellules

Il n'est pas rare que l'on doive multiplier tous les nombres d'une plage par la même valeur, comme pour, par exemple, définir le prix T.T.C. d'une liste de prix dont on dispose H.T..

Saisissez le taux de la T.V.A. dans une cellule.
Copiez la cellule dans le Presse-papiers.
Sélectionnez la plage de cellules concernée par le calcul. Activez Edition/Collage spécial.
Cliquez sur Multiplication.


Une date correcte dans tous les cas

La fonction Aujourd'hui() est bien commode pour mettre la date du jour dans une cellule. Mais il s'agit d'une valeur volatile, qui sera actualisée à chaque ouverture de la feuille par exemple. Si vous souhaitez que la date du jour ne puisse plus être modifiée, vous opterez pour un format de date en simple texte que vous obtiendrez avec le raccourci Ctrl + ; dans le format 23/09/96.


Améliorer l 'apparence des histogrammes

Excel 7.0
Avec Excel, il est facile de personnaliser la présentation des histogrammes 2D ou 3D en leur ajoutant des motifs et en modifiant leur couleur.
Il suffit de sélectionner une des barres du graphique, d'effectuer un clic droit et de choisir la commande Format de série de données.
Mais vous avez aussi la possibilité de remplacer cette barre par une image en rapport avec les données.
Par exemple, illustrez le taux de fréquentation de telle ou telle liaison aérienne par un clip art représentant un avion.
Pour cela, cliquez deux fois sur le graphique pour l'éditer, puis sélectionnez la première série de données (symbolisée par des barres de couleur identique).
Lorsque des petits carrés noirs apparaissent sur votre sélection, choisissez la commande Image qui se trouve dans le menu Insertion.
Dans la fenêtre de dialogue qui s'affiche alors, recherchez le dossier contenant l'image, puis validez.
Les barres sélectionnées vont, sur toutes leurs surfaces, recevoir l'image.
C'est pour cette raison que celle-ci semble étirée ou comprimée dans le sens de la longueur.
Pour obtenir un empilement de l'image "parfait", cliquez sur l'onglet Motif, puis cochez la case Empiler et mettre à l 'échelle.
Dans le champ Unités/Image, saisissez éventuellement la valeur numérique que l'image devra représenter.


Convertir correctement les données d 'un classeur:

Excel 7.0:
Dans le SGBD (Système de gestion de base de données) dBase III peut s'afficher un message d'erreur indiquant que la modification d'une table est impossible.
Ce problème survient à chaque fois que vous essayez d'ajouter ou de supprimer un champ à l'aide de la commande Modify Structure dans une base de données issue d'un classeur Excel.
En effet, lors de la conversion de la feuille de calcul en fichier dBase (avec l'extension .dbf), le tableur a réduit automatiquement les intitulés des colonnes en noms de champs de 10 caractères, produisant ainsi des intitulés redondants qui ne seront pas acceptés par le SGBD.
Par exemple, si votre feuille de calcul comporte les colonnes Adresse privée et Adresse professionnelle, les noms de champs dans la base de données seront identiques (Adresse_pr).
Pour éviter cela, modifiez les noms de colonnes avant de convertir la feuille de calcul afin de les rendre distincts les uns des autres, Adr_ privee à la place de Adresse privée etAdr_ profes au lieu de Adresse professionnelle, par exemple.
Sachez que vous pouvez également transformer les noms des champs dans le fichier de base de données depuis Excel.

Rendre transparents les éléments dessinés:

Excel 7.0:
Vous voulez utiliser les outils de dessin d'Excel pour mettre en avant certaines données d'une feuille de calcul.
Par exemple, à l'aide de la souris, vous pouvez placer très facilement un cercle autour des valeurs essentielles d'un tableau.
Il suffit de maintenir la touche Maj enfoncée pendant que vous tracez une ellipse.
Mais, au lieu de cliquer sur l'icône représentant une ellipse, vous avez malencontreusement activé l'icône Ellipse pleine.
Et vous vous êtes aperçu de l'erreur une fois le cercle terminé.
Sachez que vous n'êtes pas obligé d'effacer ce dernier.
Modifiez-le. Pour cela, sélectionnez-le et effectuez un clic droit.
Choisissez Format dans le menu contextuel.
Puis, dans la zone Remplissage de la page définie par l'onglet Motifs, cochez aucun.
Cette manipulation est possible avec quatre icônes : les trois premières représentant des formes pleines prédéfinies (l'ellipse, le rectangle et l'arc de cercle) et la dernière une forme pleine libre.

Enrichir la présentation des tableaux:

Excel 7.0:
Excel 7.0 dispose d'un gestionnaire de vue qui permet de présenter les différentes feuilles de calcul d'un classeur.
Pour que votre présentation ait plus d'impact, placez une photo dans d'arrière-plan d'une feuille.
Pour cela, choisissez la commande Feuille du menu Format, puis cliquez sur Fond.
Dans la fenêtre de dialogue qui s'affiche alors, séléctionnez l'image à insérer.
N'importe lequel des formats graphiques en mode point ou vectoriels installés sur votre système est accepté.
Validez ensuite de votre choix.
Notez que seule la feuille de calcul affichée reçoit l'image en arrière-plan.
Ensuite, si vous désirez supprimer cette illustration, rappelez la fenêtre de dialogue qui permet de choisir une image puis cliquez sur aucun.

Quitter Excel avec une macrocommande

Après avoir créé votre macrocommande, vous devez lui ajouter les quelques instructions que nous vous proposons à la fin du listing.
Vous pourrez ainsi automatiser l 'enregistrement de vos classeurs, et fermer ensuite Excel après l 'exécution de la macrocommande.
Cependant, assurez-vous que cette dernière fonctionne correctement avant de la compléter, car il est fastidieux d 'avoir à démarrer Excel à chaque fois.
Pour que cette macro se déclenche lors de la fermeture de tous vos classeurs, saisissez les instructions suivantes : For Each w In
Application.Worbooks
W.Save
Next w
Application.Quit

Pour sauvegarder puis fermer le classeur actif à l 'aide d 'une macro, ajoutez les deux instructions suivantes avant l 'instruction End Sub :
Active Workbook.Save
ActiveWorkbook.Close
On peut bien sûr cumuler les deux listings dans une même macro.