2, 6, 97, 2000



Section Word 2

Donnez des vitamines à votre imprimante

Si votre imprimante vous paraît un peu poussive sous Word 6.0, vous pouvez essayer, à défaut d'acheter une imprimante plus rapide, les pistes suivantes :

Vérifiez que votre disque dispose d'au moins 5 Mo pour les fichiers temporaires !
N'utilisez pas de polices téléchargées, ni de polices True Type, mais plutôt des polices d'imprimante.
La ligne :
SET TEMP =

doit être présente dans votre AUTOEXEC.BAT et renvoyer à un lecteur existant réellement.

Choisissez une impression en arrière-plan et le plus haut niveau de priorité dans votre gestionnaire d'imprimante.
Défragmentez le disque dur de manière à ce que les fichiers temporaires ne soient pas fragmentés.
Dans Word vous pouvez désactiver l'option Impression en arrière-plan. Mais vous reprendrez donc la main moins rapidement.

Section Word 6

Accélérer Word 6 : augmenter la mémoire cache

Que Word se "traîne" sur un ordinateur correctement équipé (8 Mo de RAM ou plus), n'est guère admissible. Effectuez un double clic sur WINWORD6.INI dans le dossier WINDOWS. Vous serez en mesure d'y définir la mémoire cache dont Word a besoin pour fonctionner "correctement".

Dans la section [Microsoft Word] la ligne :

CACHESIZE=nnn

représente la taille de la mémoire cache. Par défaut, vous y verrez une valeur de 64 Ko. C'est absolument insuffisant pour travailler de manière intensive, comme sur l'ouvrage que vous êtes en train de lire par exemple. Toutes nos expériences ont prouvé que les valeurs suivantes sont légitimes :

RAM de 8 Mo  Cache de 1 Mo
RAM de 16 Mo  Cache de 2 Mo

Au prochain redémarrage de Windows et de Word, vous verrez comme les choses ont changé ! Vous devrez cependant faire attention, et nous attirons donc votre réflexion sur le problème, à un fonctionnement multitâches : si vous passez à une autre application depuis Word, vous allez perdre vos nouveaux avantages acquis !

Modifier la valeur du cache pour les images

Si vous travaillez beaucoup avec des images, il n'est sans doute pas absurde de définir également un bon cache dans WINWORD6.INI et de donner comme valeur de base 1024 Ko. Vous le faites dans la ligne :

BitMapCacheSize=

À n'en pas douter, vous serez très surpris de l'incroyable différence.

Là où Word rencontrait tout de même certaines difficultés avec les images, vous conviendrez qu'il s'en tire désormais beaucoup mieux. Vous ne devriez cependant modifier la valeur du cache que si vous travaillez très régulièrement avec des images. Autrement, laissez le système gérer la chose.

Un Word 6 rapide : pourquoi ne pas copier sur Word 7 ?

Les utilisateurs de Word 7.0 peuvent toujours rechercher le fameux WINWORD6.INI. Ils ne le trouveront pas, à moins de fonctionner avec les deux versions de Word. La raison est simple : Windows 95 ne fonctionne plus vraiment de la même manière et il n'a plus besoin de fichiers .INI (sauf pour une raison de compatibilité justement). Ce dont se nourrit Windows 95 est bien la base de registres où vous pourrez retrouver sous HKEY_CURRENT_ USER\ SOFTWARE\MICROSOFT\WORD\7.0\OPTIONS les différents paramètres susceptibles d'être utilisés par Word 6 et qui peuvent être introduits dans WINWORD6.INI. Une seule vraie remarque à ce propos : bien que les choses se ressemblent étrangement, il apporte une véritable modification. Si vous donnez à CacheSize une valeur supérieure à 2047, vous n'arriverez pas à relancer Word par manque de mémoire. Il convient donc de rester juste en dessous de 2 Mo.

En finir avec les impressions floues :
Améliorer la qualité papier
Si vous rencontrez des petits problèmes à l'impression, notamment s'il y a des ombrages ou des cadres, et que les choses sont un peu floues, vous pouvez essayer d'améliorer la situation en ajoutant la ligne :

SlowShading=yes

dans WINWORD6.INI.

Word va alors utiliser un algorithme plus lent pour l'ombrage et les résultats sont habituellement nettement améliorés, notamment sur les imprimantes HP.

Modifier WINWORD6.INI directement depuis Word

Une commande non documentée vous permet de modifier l'important WINWORD6.INI, directement depuis Word.

Activez pour commencer Outils/Personnaliser/Menus.
Dans la liste des catégories, vous choisissez Toutes les commandes.
Dans la liste des commandes, retrouvez OutilsParamètresAvancés. Vous cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter en effet cette commande au menu Outils.
Désormais, lorsque vous activerez cette nouvelle commande, depuis Word donc, vous pourrez tranquillement consulter, modifier, voire élargir votre fichier WINWORD6.INI.

Section Word 9x (95 alias word 7 et 97)

Les bons paramètres pour Word 6 et 7

Le tableau suivant récapitule les paramètres essentiels de WINWORD6.INI ou ceux de la base de registres :

Entrée  Valeur
AskForPrinterPicture=  Définit comment sera affichée dans Word une requête DDE vers Excel :
0 couleurs
1 monochrome
BitmapMemory=  La mémoire graphique réservée pour Word. Par défaut elle est de 1024 Ko. Les valeurs se saisissent en Ko
CacheSize=  La mémoire cache réservée pour Word (voir ci-dessus). Par défaut elle est à 64 Ko
DateFormat=  Définit le format de date à utiliser. dddd mmmm yyyy correspond à une date de format jeudi 17 septembre 1996 :
d : le jour en chiffre non précédé de 0
dd : le jour en chiffre précédé de 0
ddd : le nom du jour abrégé comme lun
dddd : le nom du jour en entier comme lundi
m : le mois en chiffre non précédé de 0
mm : le mois en chiffre précédé de 0
mmm : le nom du mois abrégé comme jan
mmmm : le nom du mois en entier comme janvier
yy : l'année en deux chiffres comme 96
yyyy : l'année en quatre chiffres comme 1996
DDETimeout=  Définit le temps que Word peut attendre dans une liaison DDE avec une autre application. Se calcule en secondes. La valeur par défaut est de 60
Display=  Avec certains gestionnaires graphiques des problèmes d'affichage peuvent se produire dans Word. Cette entrée permet de définir comment le rafraîchissement de l'écran doit avoir lieu :
0 : Inhibe la définition automatique du rafraîchissement du gestionnaire. Normalement, ne devrait pas s'utiliser
1: Supprime en principe les problèmes qui peuvent survenir au moment du tracé de lignes avec certains gestionnaires. À utiliser dans le cas où un effet de "neige" se présenterait
2 : Supprime les problèmes de rafraîchissement qui peuvent apparaître avec certains gestionnaires. À utiliser notamment quand, avec un espacement de plusieurs lignes ou l'utilisation d'un style, certaines parties de l'écran ne sont pas déplacées
3 : Une combinaison des réglages 1 et 2
NoOwnerFiles=  Word génère par défaut de petits fichiers cachés de 54 octets avec le nom de l'utilisateur qui accède à un document. Cela empêche que dans des sessions Word parallèles, on accède au même fichier. La valeur no, inhibe la création de ce fichier, ce qui peut poser un problème de récupération en cas de panne
NetworkButtons=  Avec yes, l'accès au réseau est rendu possible dans les procédures d'ouverture ou de sauvegarde. Si vous ne souhaitez pas un tel accès au réseau, la valeur sera bien naturellement no
NovellNet=  Si la valeur est yes, Word pourra utiliser les différentes fonctionnalités du réseau
SlowShadind=  Si la valeur est yes, Word va utiliser un algorithme plus lent pour les tâches d'impression. Les résultats en seront très certainement améliorés
TimeFormat=  Définit la présentation de l'heure. Un format de type HH:mm donne l'heure sous la forme 17:30
DOC-EXTENSION=.XXX  La nature de l'extension que Word charge par défaut. Vous pouvez par exemple indiquer .TXT
DOT-EXTENSION=.XXX  Vous pouvez modifier l'extension par défaut des modèles de documents
BAK-EXTENSION=.XXX  Si vous avez décidé de toujours créer une copie de sauvegarde de vos documents (Outils/Options/Enregistrement) vous pouvez modifier l'extension .BAK par défaut

Se débarrasser du ballast inutile :
Des outils superflus dans Word
Si vous souffrez cruellement du manque de place, vous pouvez renoncer sans aucune difficulté à certains utilitaires tels que le dictionnaire anglais ou encore le dictionnaire de synonymes. Vous allez déjà récupérer quelques Mo sans doute. Avec Word 6, vous allez retrouver ces utilitaires dans le dossier MSAPPS\PROOF où vous allez repérer les fichiers se terminant par l'extension .LEX. Un fichier comme MSSP2_EN.LEX est, par exemple, le dictionnaire anglais. Si vous n'en avez vraiment pas besoin, vous pouvez le supprimer en toute quiétude. Sous Word 7, vous retrouverez ce type de fichier dans PROGRAM FILES\FICHIERS COMMUNS\MICROSOFT SHARED\PROOF.
Gagner encore de la place : supprimer les cliparts

Pour gagner encore un peu de place, vous pourrez sans vrai dommage supprimer les cliparts fournis avec Word, sauf si naturellement vous en avez réellement besoin. Vous pouvez supprimer le dossier CLIPART (qui sera un sous-dossier de MSOffice ou de Winword en fonction de votre installation). Vous pourrez donc également supprimer sans problème le dossier ARTGALRY (PROGRAM FILES\FICHIERS COMMUNS\MICROSOFT SHARED\ARTGALRY).


Office à la carte :
Charger un programme dans la bonne configuration
Imaginons que vous souhaitiez ouvrir un document Word en plein écran. Quelle que soit la manière dont vous lancez Word et ouvrez votre document, vous serez conduit à activer la commande Affichage/Plein écran. Vous pouvez faire beaucoup mieux en utilisant une commande DDE que vous lancez avec un double clic. Ce que nous allons dire sur Word est, bien entendu, possible pour tous les parents de la famille Office.

Dans l'Explorateur, activez Affichage/Options/Types de fichier.
Sélectionnez Document Microsoft Word.
Avec Modifier, vous pouvez apporter les modifications que vous souhaitez, mais, comme nous voulons définir une nouvelle procédure, nous activons donc Nouveau type.
Donnez une description du genre Ouvrir un document en plein écran.
Pour l'application, vous donnez naturellement le chemin complet, et si vous n'êtes pas sûr de vous, vous utiliserez bien entendu Parcourir.
Activez l'option Utiliser le DDE.
La prochaine boîte de dialogue est passionnante. Vous allez y donner votre message DDE :
[FichierOuvrir("%1")][PleinEcran]

Bien entendu, l'application sera Winword.
Désormais dans l'Explorateur vous aurez une nouvelle commande qui vous épargnera des tâches ingrates, parce que répétitives.

Économiser du temps avec DDE : Office peut être rapide

Si vous souhaitez utiliser des commandes DDE pour améliorer vos accès aux programmes, vous devrez tenir compte des facteurs suivants :

Vous pouvez donner un nombre indifférent de commandes DDE les unes à la suite des autres.
Dans votre documentation, il vous faut tout de même vérifier l'exactitude des commandes. La plupart du temps elles correspondent à la commande macro utilisée.
Quand vous ne trouvez pas la commande, ce qui arrive, essayez de prendre la commande du menu, mais sans les éventuels espaces. Cela marche parfois, mais pas toujours. Ainsi AffichagePleinEcran n'est pas tout à fait correct comme nous l'avons vu, puisque la commande est tout simplement PleinEcran.
Les commandes DDE figurent toujours entre parenthèses carrées.
Les éventuels paramètres sont à mettre entre guillemets. Si vous voulez, par exemple ouvrir un fichier TEST.DOC, votre ligne de commande sera du type :
[FichierOuvrir("%1")][PleinEcran][FichierOuvrir("test.doc")]

Avec ces différentes techniques, vous serez en mesure de donner un certain nombre de paramètres pour l'ouverture de vos fichiers, sans avoir nécessairement besoin de définir une macro AUTOEXEC ou AUTOOPEN.

Section Word 2xxx (2000, 2001 et XP)

 


Formulaires Word


Un pas vers le succès :
Les adresses sous forme de formulaire dans les lettres
Si vous souhaitez présenter correctement vos adresses dans votre courrier, il est certainement très intéressant d'utiliser un formulaire. Cela évite du moins d'avoir à tâtonner à chaque fois. Pour qu'un formulaire soit opérationnel, il convient que le document soit protégé. Cela interdit cependant de modifier le document. D'autre part, saisir du texte courant dans un formulaire n'est certainement pas l'idéal pour rédiger son courrier. Les champs de formulaire, de plus, ne supportent guère de mise en forme. Vous allez lever tous ces réels obstacles en créant différentes sections dans votre document. Vous activez Insertion/Saut et optez pour un saut de section Continu.

Quand vous protégerez le document pour que le formulaire soit accessible, vous utiliserez le bouton Sections pour définir quelle section doit être protégée. Il s'agira bien évidemment de celle où vous avez établi le formulaire destiné à gérer les adresses.


Taille du champ des listes déroulantes

Quand vous regardez de près la saisie d'un texte dans une liste déroulante, vous êtes étonné par le peu de place dont vous disposez. Contrairement aux apparences, la taille du champ n'est cependant pas limitative, vous pouvez donc saisir du texte beaucoup plus long qu'à ce qu'il n'y paraît.


Modifier des formulaires sans perte de données

Lorsque vous levez la protection d'un document pour pouvoir y apporter des modifications, les textes saisis dans les champs sont effacés. Vous pourrez cependant éviter ce genre de désagrément en réalisant la petite macro suivante :

Sub Main
On Error goto Fin
OutilsProtégerDocument .PasDeRestauration = 1, .Type = 3
Fin:
End Sub
De plus, si vous affectez un raccourci clavier à cette macro, vous y gagnerez en efficacité.


Touches utilisées dans les formulaires

La touche Entrée assure un nouveau paragraphe dans le champ de formulaire avec Word 7.0. Dans la version 6.0, elle passe au champ suivant. Si, dans cette version, vous voulez créer un nouveau paragraphe, vous devrez utiliser la combinaison Alt + 011 (sur le pavé numérique !). Une tabulation, quant à elle, s'obtient avec 09. Si cela vous paraît un peu compliqué, pourquoi ne pas affecter ces combinaisons de touches à des touches que vous n'utilisez "jamais", comme la touche Pause, par exemple. Notre petite macro affecte la combinaison Alt + 013 à la touche Pause et la combinaison Alt + 011 à Alt + Pause :

Sub Main
OutilsPersonnaliserClavier .CodeTouche = 19, .Catégorie = 6, .Nom = Chr$(13), .Ajouter
OutilsPersonnaliserClavier .CodeTouche = 1043, .Catégorie = 6, .Nom = Chr$(11), .Ajouter
End Sub


Insérer du texte dans un formulaire protégé

Lorsque vous avez défini un formulaire et que vous l'avez protégé pour qu'il puisse être opérationnel, vous n'avez plus moyen de modifier le texte de base. D'autre part, vous ne pourrez saisir, dans les différents champs du formulaire, que des données du type autorisé. C'est ainsi que cela est prévu, et il n'y a rien à redire sur cette réelle sécurité que propose le formulaire. Les choses risquent de se passer autrement si vous avez élaboré une macro pour assurer certains automatismes dans le formulaire. Par exemple, si vous avez défini une entrée différente d'un champ dans le formulaire, et vous permettant de définir sur une facture la mention "Facture" ou "Copie", avec

EditionAtteindre .Destination="Intitulé"
Insertion "Facture"

vous allez vous rendre compte que cela ne fonctionne pas puisque le formulaire est protégé. La solution consiste à lever provisoirement la protection, et à la remettre, aussitôt que l'opération est effectuée :

Sub MAIN
OutilsSupprimerProtection
EditionAtteindre .Destination ="Intitulé"
Insertion "Intitulé"
OutilsProtégerDocument .PasDeRestauration = 1, .Type = 2
End Sub

Veillez bien à ce que .PasDeRestauration = 1 soit présent pour ne pas effacer les données existantes.


Des cases à cocher cohérentes

Si vous avez créé des cases à cocher pour un même domaine, vous serez surpris de constater que l'activation de l'une d'entre elles n'empêche pas de cocher également les autres. Ce qui est totalement incohérent puisque vous ne pouvez pas, par exemple, être Monsieur, Madame ou Mademoiselle en même temps... L'idée qui prime c'est bien que si vous cochez une case, vous ne pouvez plus cocher les autres, ou que si vous le faites, la première sera automatiquement désactivée. Voici, une petite macro pour demeurer crédible :

Sub MAIN
If LitRésultatFormulaire ("CaseACocher1") = 1 Then
DéfinirValeurFormulaire ("CaseACocher2") = 0
DéfinirValeurFormulaire ("CaseACocher3") = 0
DéfinirValeurFormulaire ("CaseACocher4") = 0
DéfinirValeurFormulaire ("CaseACocher5") = 0
End If
End Sub

Si la première case à cocher est active, les autres (et notre exemple n'est pas limitatif, mais vous en aurez tout de même rarement plus de cinq dans la même rubrique) sont automatiquement désactivées. Pour les autres cases, vous procéderez exactement de la même manière, en gardant la cohérence de votre propos bien évidemment :

Sub MAIN
If LitRésultatFormulaire ("CaseACocher2") = 1 Then
DéfinirValeurFormulaire ("CaseACocher1") = 0
DéfinirValeurFormulaire ("CaseACocher3") = 0
DéfinirValeurFormulaire ("CaseACocher4") = 0
DéfinirValeurFormulaire ("CaseACocher5") = 0
End If
End Sub


Calculer et mettre à jour automatiquement des champs de formulaire

Quand vous utilisez des champs calculés dans un formulaire, ce qui au demeurant est une excellente initiative, vous serez sans doute déçu de voir que votre saisie n'est suivie d'aucun résultat tangible. Vous ne vous en sortirez pas sans une macro. Il faudra bien en passer par la fonction DéfinirValeurFormulaire "Nom" ou "Nom" représente le champ du formulaire dans lequel s'effectue le calcul. Réalisez votre macro sans oublier qu'elle doit être exécutée à la sortie du champ, et non à son ouverture. Si, dans votre facture, un tel champ se nomme "Total", votre macro comprendra la ligne suivante :

DéfinirValeurFormulaire "Total"

La macro sera appelée à la sortie du champ, et le calcul actualisé.


Générer une numérotation continue dans un formulaire

Si vous voulez générer une numérotation continue dans des formulaires, vous allez constater que les formats de nombres ne sont pas très bien adaptés à votre préoccupation. Ils ont en effet fortement tendance à supprimer les 0 initiaux. Pratiquement personne ne sait que les formulaires utilisent la même structure qu'Excel. Vous avez donc l'espoir de pouvoir générer un format de type 000 000. Les 0 seront affichés alors qu'ils ne le seront pas si vous utilisez les signes dièses (#).

Un format de type #.###,## rend 0,1 ou ,1, puisque les dièses n'affichent pas les 0 (souvent inutiles il est vrai). Le format #.##0,00 force cependant la présence d'un 0 avant la virgule ainsi que la présence de deux chiffres après la virgule.


Vérifier la saisie dans un formulaire

Dans la saisie d'un formulaire, notamment lorsqu'il s'agit de nombres, il est toujours intéressant de vérifier que la saisie ait un sens. LitRésultatFormulaire va nous venir en aide à ce propos. Prenons l'exemple d'un code postal qui serait supérieur à 99999 (impossible aujourd'hui en tout cas).

Sub MAIN
CP$=LitRésultatFormulaire$("Texte1")
CP=Val(CP$)If CP>99999 Then
MsgBox "Le Code Postal " + CP$+" n'est pas réaliste !"
End If
End Sub


Lier des champs de formulaire

Les champs sont normalement définis en toute indépendance les uns des autres. Mais il peut être intéressant de leur trouver des liens de manière, par exemple, à les remplir automatiquement en fonction de ce qui a été saisi dans l'un d'entre eux. LitRésultatFormulaire va de nouveau nous aider dans cette démarche. Son pendant sera bien entendu DéfinirValeurFormulaire.

Sub MAIN
If LitRésultatFormulaire$("ListeDéroulante1")="Monsieur" Then
DéfinirValeurFormulaire "Texte2", "Cher Monsieur"
ElseIf LitRésultatFormulaire$("ListeDéroulante1")="Madame" Then
DéfinirValeurFormulaire "Texte2", Chère Madame"
Else
DéfinirValeurFormulaire "Texte2", "Madame, Monsieur"
End If
End Sub


Renuméroter un champ de formulaire

Quand vous introduisez un champ dans un formulaire, il lui est automatiquement attribué un numéro continu. C'est très utile, notamment dans une macro, lorsque vous voulez vous référer à un champ particulier. Mais si vous déplacez le champ dans le formulaire, en le coupant vers le Presse-papiers et en le collant à un autre endroit, il conserve cependant son appellation (comme Texte1), alors qu'il a réellement été supprimé dans la procédure comme Edition/Signet vous le confirmera au demeurant.

Effectuez donc immédiatement après le collage un double clic dans le champ ainsi déplacé. Placez le pointeur dans la zone de saisie et quittez la boîte de dialogue. Grâce à cette toute petite chose, vous rétablissez le signet, comme Edition/Signet vous le confirmera aussitôt, mais vous aurez évité d'avoir à le redéfinir.


Déplacer un champ de formulaire

Si la souris ne vous fait pas peur, vous pouvez déplacer un champ de formulaire avec la technique du glisser/déplacer sans risquer d'en effacer son signet. La seule chose à laquelle vous devrez sans doute faire attention est la vitesse du défilement si votre formulaire fait plus d'une page écran. Vous risquez de ne pas vous positionner exactement à l'endroit souhaité. Dans ce cas, Vous pourrez utiliser beaucoup plus calmement la touche F2.


Combiner texte et formulaire

Si vous introduisez dans votre formulaire un champ de texte de longueur illimitée, cela peut rendre d'éminents services. Il n'en demeure pas moins qu'un champ texte n'est pas l'idéal pour saisir librement du texte. Le plus efficace sera donc de définir votre en-tête de fax, par exemple, sous forme de formulaire, et de définir une nouvelle section pour votre texte "libre".

Réalisez l'en-tête sous forme de formulaire.
Placez le curseur en dessous du formulaire et définissez un saut de section en continu. Vous créez de la sorte une nouvelle section, mais sans saut de page.
Activez ensuite Outils/Protection du document/Sections.
Confirmez que c'est bien la première section que vous souhaitez protéger, et non la deuxième.
Seule la première partie de votre document sera considérée comme un formulaire (protégé donc). Dans la deuxième section, vous pourrez faire ce que bon vous semble.


Des champs encore plus souple avec Word


Les touches associées aux champs

Les champs sont une chose extrêmement utiles avec Word. Pour la numérotation des pages, pour l'insertion d'illustrations, pour la date courante, etc. Une bonne utilisation des champs peut très fortement améliorer l'efficacité de votre travail. Avant d'en parler un tout petit peu plus, il faut bien savoir que la touche F9 permet d'actualiser le contenu d'un champ et que la touche F11 permet de se déplacer d'un champ à l'autre.

Des combinaisons sont également à votre disposition :

Touches  Effet
Ctrl + F9  Insère un champ à la position du curseur. Le champ est symbolisé par deux accolades ({}) entre lesquelles le curseur est automatiquement placé
F9  Actualisation d'un champ. Fonctionne pour tous les champs si le document entier est sélectionné
Alt + F9  Affiche non le résultat du champ, mais le code de tous les champs
Maj + F9  Affiche non le résultat du champ sélectionné
Maj + Ctrl + F9  Supprime le champ, mais non son contenu
F11 ou Alt + F1  Passe au champ suivant
Maj + F11 ou Maj + Alt + F1  Passe au champ précédent
Ctrl + F11  Verrouille un champ. Aucune mise à jour ne sera possible
Maj + Ctrl + F11  Déverrouille un champ verrouillé
Les touches et combinaisons de touches pour gérer efficacement les champs
 


Effectuer un calcul sur des documents multiples à l'aide de signets

Si vous avez différents documents où un résultat apparaît, comme dans une facture par exemple, vous pouvez avoir besoin de calculer à partir de ces différents documents, de manière à effectuer, pourquoi pas ? le total de votre facturation. Pour y parvenir, marquez d'un signet chaque montant devant être pris en compte dans les documents individuels et créez un champ InclureTexte dans le document final.

Dans chacun des documents, vous créez un signet pour les valeurs à retenir. Notez qu'il vous faudra cependant donner des noms de signet différents et le plus efficace est sans doute de définir une numérotation continue du type Fac_001, Fac_002, etc.

Dans le document récapitulatif, vous créez un champ InclureTexte par document.

{inclureTexte Document Signet}

où Document est le nom du fichier et Signet le nom du signet.

Vous pouvez maintenant effectuer le calcul avec une fonction du type :

{=SOMME(FAC_001;FAC_002;FAC_003;...)}


Superposer des mots à l'aide du champ EQ

Dans un texte, vous aurez parfois besoin de superposer deux mots pour améliorer votre présentation. Dans le style "adressez-vous à untel ou untel". Vous y parviendrez sans mal avec un petit champ efficace :

Veuillez vous adresser à : {EQ \f(Monsieur Adrien; Monsieur Esparron)}

Vous auriez sans doute pu essayer de vous en sortir avec des indices et des exposants. Le champ EQ est sans nul doute beaucoup plus efficace. Vous réalisez directement ce qu'il convient d'appeler une fraction. Un appui sur F9 vous donne la présentation à laquelle vous songiez.


Des liaisons faciles (I) : DDE avec Word

Word supporte parfaitement deux champs, non documentés, qui permettent d'assurer des liaisons DDE, sans écrire la moindre ligne de code. Si vous voulez, par exemple, créer une liaison DDE avec un document Excel, vous n'aurez qu'à créer (Ctrl + F9) un champ dans lequel vous taperez :

{DDE Excel Fichier.xls A99}

Ce champ assure une liaison DDE directe avec le fichier Excel concerné en particulier dans notre exemple, la cellule A99. C'est tout !


Des liaisons faciles (II) : DDE avec Word

Le champ DDEAUTO, assure pour sa part une mise à jour automatique entre le serveur et le client de la liaison DDE.


Travailler efficacement en mode Plan :

Pas de numérotation automatique des titres
Avec Format/Numérotation des titres, Word vous propose par défaut une numérotation de 1 à 9. La fonctionnalité est sans aucun doute intéressante, mais elle ralentit sensiblement la vitesse de travail. Laissez la chose inactive jusqu'à votre impression papier, où vous voudrez sans doute voir apparaître cette numérotation. Autrement, vous pourrez utiliser les champs Numlglauto ou Numplanauto qui ne posent pas ce même genre de problème. Conseil pour conseil : sélectionnez le champ et avec un double clic, faites-en une insertion automatique. Vous l'aurez toujours à disposition.


Améliorer la lisibilité : renvoyer à une note de bas de page

Dans bien des documents vous utilisez des notes de bas de page ou de fin. Se pose cependant toujours le même problème : comment gérer "voir aussi la note 5 page 56" ? Très simplement :

Vous sélectionnez l'appel de note et lui attribuez un signet avec Edition/Signet.
Tapez un texte comme "voir aussi la note" et placez le curseur à l'endroit où vous devez donner le numéro de note.
Créez un nouveau champ avec Ctrl + F9.
Tapez RENVOINOTE et le nom du signet dans le champ.
Actualisez le champ avec F9.
Si vous voulez que référence soit faite à la page, vous créez de la même manière le champ RENVOIPAGE où vous indiquerez également le nom du signet. Le commutateur \* assure la même mise en forme du texte que dans la note.


Démarrage rapide :
Autoriser Word à accéder à d'autres programmes
Vous avez bien lu. Vous pouvez depuis Word accéder à des fichiers provenant d'autres applications ! Vous devrez cependant élaborer une petite macro pour rendre la chose possible. Vous affecterez une commande de menu ou un bouton à cette macro pour vous faciliter la vie.

Pour démarrer Excel et ouvrir un fichier en fenêtre agrandie, une seule ligne de code vous suffit !

Sub MAIN
Shell "C:\Excel\Excel.exe C:\Excel\Données\Budget.xls", 3
End Sub

Vous remarquez que le chemin complet doit être précisé. Vous adapterez l'exemple à votre configuration, bien entendu.


Épargner des ressources !

Dans notre dernier exemple, on lance Excel et la feuille de calcul souhaitée. Mais si Excel était déjà ouvert, nous prenons le risque de l'ouvrir une deuxième fois, ce qui peut ne pas être très bien supporté par nos "petites" ressources. Il faudra donc prendre le cas échéant quelques précautions. Pour éviter une deuxième ouverture d'Excel

If AppEstLancée("Microsoft Excel") = 0 Then
Shell "C:\Excel\Excel.exe C:\Excel\Données\Budget.xls", 3
Else
SendKeys "^OBUDGET.XLS{Entrée}"
AppActiver "Microsoft Excel"
FenAppAgrandissement "Microsoft Excel"
End if

Ce qui, dans un langage plus "humain", voudrait bien dire : "Si Excel n'est pas ouvert, alors il faut bien l'ouvrir et avec le fichier BUDGET.XLS en fenêtre agrandie, dans le cas contraire (c'est-à-dire, si Excel est déjà ouvert), nous lui envoyons (depuis Word) les commandes qu'il reconnaît comme O pour ouvrir le fichier indiqué suivi de la touche Entrée". Ensuite, nous demandons à ce que Excel passe au premier plan en fenêtre agrandie.


Du confort, de la lisibilité et de la rapidité :

Une boîte de dialogue pour les saisies des tableaux
Quand vous devez effectuer de nombreuses saisies dans un tableau, vous constatez comme nous, que ce n'est pas vraiment du meilleur confort. Il est cependant tout à fait possible, dans n'importe quel tableau Word, d'utiliser un masque de saisie, comme vous l'avez peut-être déjà rencontré avec les fonctionnalités de fusion et de publipostage. Bien que rien ne vous l'indique, vous pouvez utiliser ce genre de masque pour tous vos tableaux.

Vous activez Outils/Personnaliser.
Comme catégorie, vous sélectionnez Toutes les commandes.
Vous repérez ensuite la commande FusionFicheDonnées que vous tirez vers la barre d'outils de votre choix. Vous aurez un nouveau bouton "symbolisant" un tableau.
Lorsque vous serez dans un tableau, il ne vous restera qu'à cliquer sur ce bouton pour obtenir un vrai masque de saisie pour le tableau. Vous disposerez des mêmes fonctionnalités que pour vos lettres-type habituelles si ce n'est que vous ne pourrez pas restaurer un enregistrement effacé.


Le tableau est trop haut : créer un paragraphe

Lorsque vous créez un tableau dans un nouveau document, il se "colle" tout en haut du document et vous ne pouvez rien faire au-dessus. Par exemple, vous ne pouvez pas mettre de titre. Placez tout simplement le curseur en haut à gauche, à côté de la première cellule du tableau et appuyez sur la touche Entrée. Vous créez ainsi un nouveau paragraphe qui vous donnera toute latitude.


Accéder plus confortablement aux notes de pied de page

Il est bien connu qu'un double clic sur un appel de note ouvre le volet de la note de bas de page. Il existe une autre technique, qui peut vous être parfois utile.

Appuyez sur la touche Maj.
Tirez l'ascenseur de la barre de défilement vertical jusqu'à faire apparaître ce que vous souhaitez.
Un double clic sur l'ascenseur referme le volet.
Si vous utilisez Ctrl, vous ferez la même chose pour une annotation.


Utiliser avec intelligence une table des matières

Si vous avez généré une table des matières, il existe une utilisation dont vous n'avez probablement jamais entendu parler. Un double clic sur un numéro de page vous amène directement à la page concernée.


Des points de suspension...

Vous pouvez générer des points de suspension en utilisant Insertion/Caractères spéciaux. La combinaison de touches Ctrl + Alt + <X> les génère tout aussi bien.


Saisir du texte automatiquement avec la correction automatique

Pour vos fautes de frappe habituelles, vous n'avez pas manqué d'utiliser avec discernement la correction automatique de Word. Une analyse poussée de cette très bonne fonctionnalité peut vous ouvrir de nouvelles perspectives. Plutôt que de passer par des insertions automatiques (cependant tout à fait appréciables), vous pouvez fort bien "détourner" la correction automatique de sa mission de base. Si vous demandez de corriger automatiquement vam en Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs., vous n'aurez de toute évidence pas perdu votre temps.


Un contrôle efficace : formule et résultat simultanément

Quand vous travaillez sur des champs, vous êtes en présence du code, de la formule, ou en face du résultat, mais pas les deux ensemble. Cela peut être embarrassant, surtout lorsque l'on commet une erreur dans le code et que l'on ne s'en aperçoit que plus tard. Jongler entre les deux affichages peut d'autre part s'avérer un peu lourd. On peut donc envisager de créer un clone du champ où vous contrôlez le contenu du code avec Alt + F9, tandis que vous observez le résultat dans l'autre.


Une mise en page correcte pour la dernière colonne

Lorsque vous travaillez sur un texte en colonnes, il n'est pas rare qu'en fin de texte, la dernière colonne se présente plutôt mal. Il n'y a plus assez de texte pour l'alimenter et votre présentation en souffre considérablement. La solution consistera à insérer un saut de section continu à la fin du texte. A n'en pas douter, le texte en sera ainsi certainement beaucoup mieux agencé.


Pour que le tonneau ne déborde pas :
Enregistrement rapide et espace disque
Si vous avez opté pour un enregistrement rapide à l'aide de Outils/Options/Enregistrement, le fichier ne sera pas enregistré dans sa totalité, mais simplement ses modifications. C'est bien pourquoi il s'agit d'un enregistrement "rapide", mais comme le fichier sera tout de même également enregistré dans sa totalité, vous perdez de la place sur le disque et en mémoire.

Vous devriez donc, de temps en temps, enregistrer votre fichier sous... le même nom et confirmer l'écrasement de l'ancien. Le fichier sera bien entendu intégralement enregistré, et les fragments effacés.


Travailler en mode plein écran sans se priver des menus

Bien des utilisateurs apprécient de travailler en plein écran pour gagner de la surface d'affichage et ne pas s'encombrer de menus ou de barres d'outils. Dans ce mode d'affichage, vous disposez en bas à droite de l'écran d'une toute petite barre d'outils qui vous permet de revenir à un affichage standard (en ce qui nous concerne, la touche Echap nous paraît beaucoup plus efficace). Mais beaucoup hésitent à travailler de la sorte puisque, précisément, on n'a plus accès aux menus qui sont tout de même importants.

Un petit truc, que personne ne connaît, c'est que si vous pointez avec la souris sur le bord supérieur de l'écran, vous accédez directement à vos menus habituels, à leur emplacement normal. Nul n'est besoin de se faire des repères sur le cadre du moniteur, vous retrouverez très vite le menu dont vous avez besoin. Notons d'autre part, que les lettres d'appel avec Alt (comme Alt + F pour Fichier) sont toujours totalement actives.


Calculer avec Word

Si vous devez effectuer un calcul dans Word, inutile de mettre la main sur votre calculette personnelle ou de faire appel à celle de Windows, laissez Word calculer pour vous. Vous créez un champ dans lequel vous indiquez la nature du calcul. Le champ commence obligatoirement par le signe =. Si vous tapez donc {=125*56,89} et actualisez le champ avec F9, nous pensons légitimement que vous obtiendrez 7111,25, comme nous venons de le faire pour vous. Les opérations possibles ne sont pas celles de Excel, cela va de soi, mais vous pouvez additionner, soustraire, multiplier, diviser, élever à la puissance ou extraire.


Saisir du texte avec le champ Demander

Le champ Demander invite l'utilisateur à effectuer une saisie. En association avec un champ Si, vous serez en mesure de poser également des conditions.

Le champ DEMANDER repose sur la syntaxe suivante :

{DEMANDER Signet "Invite"}

Ce champ, que vous créez depuis le menu Insertion, ou avec Ctrl + F9, comme d'habitude, invite l'utilisateur à effectuer une saisie. Cette dernière ne s'affiche pas directement dans le texte, mais elle est affectée à un signet.

Ce n'est que dans l'hypothèse où vous utilisez le champ RENV pour rappeler le contenu du signet, que votre saisie sera affichée. Vous pourrez de la sorte établir l'adresse d'un destinataire en combinant les deux champs :

{DEMANDER Nom "Précisez le nom"}
{DEMANDER Rue "Précisez la rue et le numéro"}
{DEMANDER CP "Précisez le Code Postal"}
{DEMANDER Ville "Précisez la ville"}
{RENV Nom}
{RENV Rue}
{RENV CP} {RENV Ville}
Cher Monsieur {RENV Nom},Comme vous êtes notre seul représentant à {RENV Ville}, nous vous serions ...


Vérifier les données : combiner les champs Demander et Si

Puisque vous pouvez poser des questions, vous avez sans doute le droit d'émettre certaines conditions. Un petit exemple pour mieux comprendre : dans l'intitulé de votre courrier, vous voulez vérifier trois choses.

Si le destinataire est un homme, votre texte commencera par : "Cher Monsieur"..
Si le destinataire est une femme, le texte commencera par : "Chère Madame".
Si vous vous adressez à une entreprise, de manière imprécise, votre texte commencera par : "Madame, Monsieur".
Pour terminer, si aucune des trois conditions n'existe, vous déclenchez un message d'erreur.
Votre champ va ressembler au suivant :

{SI {RENV Apostrophe} = "Monsieur" "Cher Monsieur {RENV Nom}," {SI {RENV Apostrophe} = "Madame" "Chère Madame {RENV Nom}," {SI {RENV Apostrophe} = " " "Madame, Monsieur}," "Erreur, il faut recommencer ! "}}}
Comme vous le constatez, nos conditions sont imbriquées. Si la première apostrophe équivaut à quelque chose alors nous choisissons le texte en conséquence. Dans le cas contraire, quelque chose cloche dans cette affaire.


Faire bonne impression : une lettre-type bien ciblée

Il n'est pas toujours nécessaire d'imprimer une lettre pour tous les destinataires d'un fichier, surtout dans une campagne de promotion parfaitement bien ciblée. Le champ SAUTERSI va judicieusement vous venir aide. Une comparaison est effectuée entre deux éléments et la lettre ne sera imprimée que si la condition imposée est vérifiée. Si tel n'est pas le cas, la lettre n'est tout simplement pas imprimée. Un petit exemple : vous ne voulez pas envoyer de courrier à vos clients dont le compte est inférieur à 10.000 francs.

Créez le champ avec Ctrl + F9.
Tapez le nom du champ, SAUTERSI.
Donnez la première expression. Il peut s'agir d'un signet, d'un texte, d'un nombre, d'une formule ou même d'un champ (pourquoi pas imbriqué ?). Les expressions de plus d'un mot doivent figurer entre guillemets. Spécifiez l'opérateur de comparaison. Cela peut être égal, supérieur, inférieur, supérieur ou égal, inférieur ou égal, différent de.
Donnez ensuite la deuxième expression.
Actualisez le champ, comme de coutume, avec F9.
Le champ de notre propos est :

{SAUTERSI {CHAMPFUSION CA} <10000}

Notons qu'un champ de ce type ne peut être utilisé ni en en-tête (ou en pied de page), ni en note de bas de page (ou de fin), ni encore en annotation.


Un mailing encore un peu plus subtil

Vous pouvez extraire un groupe d'adresses, par exemple, en utilisant plusieurs champs SAUTERSI :

{SAUTERSI {CHAMPFUSION CP} >=80000
{SAUTERSI {CHAMPFUSION CP} <70000
Cette combinaison assure l'impression de lettres-type pour tous les codes postaux commençant par 7 (de 70000 à 79999).


Vite fait bien fait : insérer des champs

Vous pouvez très bien créer un champ de manière différente. Vous tapez le nom du champ, par exemple, PAGE, puis sélectionnez le mot. Un appui sur Ctrl + F9 génère le champ.


Gérer correctement les caractères de continuation

Le champ SI trouve une excellente application dans la maîtrise des caractères de continuation que l'on peut mettre en bas de page (dans le genre ../4). Nous indiquons ce type de renseignement sur toutes les pages du document, sauf naturellement sur la dernière :

{SI {NBPAGES} >= 2 {SI {NBPAGES} {PAGE} "{= {PAGE} + 1}" }}

La première expression vérifie si le document comporte au moins deux pages. Si tel est le cas, l'expression suivante est traitée. Le deuxième champ SI compare le nombre de pages avec le numéro de la page courante. Si la comparaison est fausse, ce qui est le cas sauf pour la dernière page, le champ PAGE est inséré et incrémenté de 1.


Régler la longueur moyenne des mots d'un texte

Il n'y a bien entendu pas de règle de style absolue en la matière, et déterminer la longueur moyenne des mots n'est pas non plus purement un simple exercice académique.

Bien des professionnels auront le plus grand avantage à connaître ce chiffre. Que le CD-ROM que vous utilisez en ce moment fasse 5,49 caractères en moyenne par mot n'est aucunement significatif pour vous, mais il revêt une grande importance pour d'autres.

Vous utiliserez tout simplement les champs NBCARS et NBMOTS, en divisant l'un par l'autre :

{{NBCARS}/{NBMOTS}}


Plus vite au but : le champ BoutonAtteindre

Dans des documents volumineux, vous devez sans cesse revenir sur certains passages, ne serait-ce que pour vérifier ou remanier le texte, insérer une illustration, etc. Le champ BOUTONATTEINDRE pourra vous être d'un grand secours. Il fonctionne au demeurant comme la commande Atteindre à laquelle vous pouvez en outre accéder directement par la touche F5.

Les paramètres sont les suivants :
Destination  Paramètre
Annotation  a
Champ  d
Équation  q
Image  g
Ligne  l
Note de bas de page  b
Note de fin  f
Objet OLE  o
Page  p
Section  s
Signet  (aucun)
Tableau  t
Les paramètres du champ BOUTONATTEINDRE
Pour atteindre la page 9 et la ligne 17, le champ sera le suivant :

{BOUTONATTEINDRE p9l17 Atteindre Page 9 Ligne 17}

Vous pouvez mettre en forme le champ avec un cadre, une trame et une couleur spécifiques pour bien le mettre en valeur dans votre document. Pour ne pas l'imprimer sur papier, ce qui ne serait d'aucune utilité, vous pourrez avantageusement utiliser des caractères masqués.


La touche du pro : un vrai bouton dans le texte

L'ajout d'un bouton, d'une icône si vous préférez, dans le document avec le champ BOUTONATTEINDRE est une vraie marque de professionnalisme.

Copiez une image dans une application graphique et collez-la avec le Presse-papiers.
Créez un champ imbriqué avec le champ INCLUREIMAGE :
{BOUTONATTEINDRE CHAP 10 {INCLUREIMAGE BTN_10.BMP}

Dans notre exemple, le bouton, symbolisant d'une manière ou d'une autre le chapitre 10, déplace le curseur sur le signet du chapitre 10.


Des boutons prêts à l'emploi :
Utiliser ceux qui existent déjà
Si vous ne vous sentez pas une âme de créateur pour dessiner vos propres boutons, vous vous contenterez, avec une très grande efficacité, de ceux qui existent déjà.

Ouvrez une application comportant un bouton qui vous convient, ou ouvrez une boîte de dialogue où vous trouvez votre bonheur. Effectuez une copie d'écran avec ImprEcran.
Lancez Paint (ou PaintBrush) et collez votre copie d'écran (elle a bien été dans le Presse-papiers).
Sélectionnez le bouton concerné et activez Edition/Copier vers. Vous créez de la sorte un nouveau fichier, uniquement avec votre bouton.
Ouvrez votre nouveau fichier. Vous n'avez en principe aucune raison de sauvegarder la copie d'écran.
Copiez le bouton dans le Presse-papiers, et collez-le dans le champ.


Un montant en toutes lettres avec le champ Textemonnaie

Pour qu'un chèque soit vraiment bien rempli, il convient d'écrire le montant en toutes lettres. Fastidieux et totalement ingrat. Essayez, pour voir, le champ

{=23456 \* textemonnaie}

Vous serez bien surpris de voir le montant apparaître, en effet, en toutes lettres !


Aller encore plus loin : interroger sur le montant

Vous pouvez améliorer encore un peu la chose en demandant que soit saisi le montant considéré :

{DEMANDER F "Indiquez le montant : "}
{RENV F} {RENV F \* textemonnaie}
Le premier champ RENV convertit le montant en nombres, le deuxième reprend les nombres en lettres. Bon, bien sûr au-delà d'un million, cela ne marche plus ...


Renforcer l'efficacité des champs avec des commutateurs

D'autres commutateurs que textemonnaie sont intéressants à connaître :

Commutateur  Effet
\* alphabétique  Convertit un chiffre en lettre (4 = D). L'initiale de alphabétique (majuscule ou minuscule) détermine la casse du résultat rendu
\* arabe  Convertit les nombres en chiffres arabes. {PAGE \* arabe} renvoie par exemple 31. Si vous n'avez pas opté pour ce format dans Insertion/Numéros de page, le commutateur demeure inopérant
\* hex  Conversion en hexadécimal. {=1234 \* hex} renvoie 4D2
\* ordinal  Conversion en ordinaux arabes
\* romain  Conversion en chiffres romains. 1234 renvoie MCCXXXIV. Ici aussi, on différencie les minuscules et les majuscules
\* textecard  Conversion en toutes lettres. 10 = dix
\* textemonnaie  Conversion en toutes lettres avec l'ajout de la mention francs. 10 = dix francs
\* texteord  Conversion en nombres ordinaux. 10 = dixième


Des présentations de qualité :
Le titre du chapitre en en-tête
Vous souhaitez que le titre du chapitre apparaisse en en-tête. Mais vous ne savez pas vraiment quel en-tête définir, parce que le texte peut être déplacé en cours de rédaction. Vous aurez avantage à utiliser le champ REFSTYLE qui renvoie à un style spécifique. Voilà comment procéder pour afficher un Titre 1 en en-tête de chaque page :

Activez Affichage/En-tête et pied de page.
Insérez un champ avec Ctrl + F9.
Saisissez la valeur du champ :
{REFSTYLE "Titre 1"}

Actualisez le champ avec F9.
Mettez le texte en forme à votre guise.
Revenez au mode d'affichage de départ.


Comment Word traite le titre du chapitre

Word parcourt le texte et insère en en-tête le premier paragraphe rencontré doté du style considéré. Si vous ajoutez le commutateur /n à votre champ, la numérotation des paragraphes s'ajoutée ainsi que celle des chapitres, si elle existe.


Encadrer un mot

À votre grand désespoir, vous avez constaté qu'un cadre ne pouvait entourer qu'un paragraphe. Que faire pour n'entourer qu'un seul mot, précisément pour le mettre en valeur ? Dans la phrase suivante, ce serait bien de pouvoir entourer 1000 F : "Nous sommes au regret de vous informer que votre compte présente un solde débiteur de 1000 F".

Le champ EQ \x va résoudre la question :

Nous sommes au regret de vous informer que votre compte présente un solde débiteur de {EQ \x (1000 F) }

Faites la tentative ! Vous serez convaincu. La seule chose à bien respecter est de mettre entre parenthèses (un ou plusieurs mots, peu importe) le texte à encadrer.


La nature a horreur du vide, Word aussi

Il se peut, et cela est même très fréquent, que certains champs, dans une adresse par exemple, ne soient pas renseignés. Rien ne serait plus désastreux que de "chambouler" la présentation d'une adresse d'une lettre-type à cause de ce vide cruel. Le champ SI va, une fois de plus, nous sauver :

{SI {CHAMPFUSION Apostrophe} = " " "{CHAMPFUSION Apostrophe} " " "}

En d'autres termes, s'il n'y a rien à mettre, on ne met rien, mais on fait tout de même l'opération !


Ignorer les champs vides dans une fusion

Si, comme nous venons de l'évoquer, des champs vides sont susceptibles de provoquer de vrais troubles de présentation, vous pouvez remédier à la chose dans les procédures de fusion et de publipostage en activant l'option Ignorer lignes vides. Une excellente chose, en vérité, mais qui ne résout cependant en rien la présence de champs vides sur une même ligne. Comme vous le savez, les champs ne sont pas nécessairement répartis chacun sur une ligne, mais vous pouvez, vous devez même parfois en mettre plusieurs sur la même ligne (Code Postal, Ville, Cedex, par exemple).

L'option mentionnée ne résout pas le problème comme vous pouvez vous en rendre immédiatement compte, si d'aventure l'un de ces champs venait à manquer. Il vous faudra intervenir pour garder un minimum de présentation convenable.

{CHAMPFUSION Apostrophe}
{SI {CHAMPFUSION Société} = " " "{CHAMPFUSION Société} "}{CHAMPFUSION Nom} {CHAMPFUSION Rue} {CHAMPFUSION CP} {CHAMPFUSION Ville}
Certains appellent cela "pousse-toi de là que je m'y mette". L'expression a le mérite de la clareté.


Gérer des objets avec le champ Si

Vous ne pourrez pas utiliser le champ INCLUREIMAGE si l'insertion de l'image dépend d'une condition SI. La ligne suivante est impossible :

{SI {PAGE} = 5 "{INCLUREIMAGE C:\WINWORD\IMAGE.BMP}

Vous pourrez détourner le problème en inversant les choses :

{INCLUREIMAGE {SI {PAGE} = 5 C:\WINWORD\IMAGE.BMP}


Créer des caractères spéciaux impossibles :
Faire se chevaucher des caractères
La commande Insertion/Caractères spéciaux est la plupart du temps bien commode. Mais vous aurez sans doute parfois besoin de créer des caractères qui n'existent vraiment pas et ne sont disponibles nulle part ailleurs que dans votre imagination. Vous allez utiliser le champ AVANCER qui, contrairement à ce qu'il indique, ne permet pas seulement d'avancer (en points) dans une ligne, mais également de décaler vers le haut (\u), vers le bas (\d), vers la droite (\r) ou encore vers la gauche (\l). C'est bien ce dernier commutateur qui nous intéresse pour que deux caractères se chevauchent. Avec un champ du type

o{AVANCER l5}/

vous allez générer un "o" avec un barre oblique.


Pour les têtes en l'air : insérer le nom du fichier

Vous avez imprimé sur papier un document important et, malgré toute votre bonne volonté, vous n'avez plus le moindre souvenir du nom de son fichier de base. Après bien des tentatives, vous ne l'avez toujours pas retrouvé. Cela vous énerve et vous fait perdre du temps. Désormais, le champ NOMFICHIER, vous évitera ce genre de désagrément. Si vous ajoutez le commutateur \p, vous aurez en outre le chemin complet du fichier.


Des copies toujours à jour :
Copier du texte ou des images avec un champ
Quand dans un texte vous avez différents passages identiques, cela peut arriver bien souvent, leur simple copie pose le problème de leur actualisation au cas où vous apporteriez des modifications au texte de base. Vous serez obligé d'aller modifier tous les passages copiés.

Vous pourrez vous épargner cette contrainte et vous éviter ainsi d'éventuelles erreurs, en affectant un signet au passage sélectionné. Vous créez ensuite un champ avec le seul nom du signet. Le champ pourra être copié où vous le souhaitez, et la modification du texte, ou de l'image, de base sera automatiquement répercutée dans toutes les copies.


Modifier simultanément le document source et le document cible

Lorsque vous utilisez la commande Insertion/Fichier, vous pouvez activer l'option Lier au fichier, ce qui a pour effet de transmettre au document cible toute modification du document source. C'est déjà bien.

Mais ce qui serait encore mieux ce serait qu'une modification du document cible se répercute également sur le document source. La combinaison de touches Maj + Ctrl + F7 pour un texte sélectionné dans le document cible renvoie l'ascenseur, ou plus exactement actualise le document source. Il ne s'agit donc pas d'un sens unique.


Gagner du temps avec les lettres type :
Gérer confortablement des textes importants
Pour les lettres-type, il n'est pas toujours très commode de travailler avec des textes volumineux. Le plus efficace est sans aucun doute de sauvegarder le texte dans un fichier spécifique. Dans le document principal, vous ajoutez ensuite un champ qui renvoie au nom du fichier texte. Dans le chemin du fichier vous devrez utiliser des doubles anti-slash.

Le champ est du type suivant :

{INCLURETEXTE {CHAMPFUSION FICHIER}}

Il ne vous reste qu'à imprimer le document dans un fichier, sans vous préoccuper du message d'erreur. Sélectionnez maintenant la totalité du document avec Ctrl + A et actualisez le champ avec F9. Le texte sera repris dans la lettre-type.


Les meilleurs trucs en matière de tableaux


Des calculs rigoureux

Si vous utilisez une formule de type =SOMME(AUDESSUS) dans un tableau, le calcul ne pourra s'effectuer correctement que si les lignes du dessus comportent effectivement des nombres. Le cas échéant vous devrez donc mettre la valeur 0, quitte à en masquer le texte si cela vous arrange.


Encore des zéros

Pour compléter ce qui vient d'être dit, vous remarquerez que Word ne s'embarrasse guère quand il fait un total, une somme, de ce qui est au-dessus. Il interrompt le calcul dès qu'il rencontre une cellule vide, même s'il y a encore autre chose plus haut. Vous devrez donc bien mettre la valeur 0, quitte à la masquer, pour éviter les trous.


Mettre en forme un tableau en 15 secondes

Vous avez péniblement élaboré un précieux tableau pour vous rendre compte finalement qu'il ne correspondait pas à ce que vous en attendiez. En fait, vous voudriez bien que les colonnes soient des lignes, et inversement. Aucun problème si vous avez Excel sous la main.

Sélectionnez votre tableau Word (rien que le tableau !).
Copiez-le dans le Presse-papiers.
Collez le tableau dans une feuille Excel.
Puisque le tableau est encore sélectionné, profitez-en pour le recopier immédiatement dans le Presse-papiers.
Activez la première cellule de la feuille.
Activez Edition/Collage spécial et l'option Transposé.
Sélectionnez la totalité de la feuille et recopiez-la dans Word à l'aide du Presse-papiers.


Mise en forme rapide :
Déplacer des lignes ou des colonnes à l'aide de la souris
L'agencement d'un tableau est très aisé lorsque vous utilisez la souris pour déplacer des lignes ou des colonnes.

Sélectionnez la ligne ou la colonne que vous souhaitez déplacer. Le plus efficace pour sélectionner une ligne est de cliquer sur sa gauche. Pour une colonne vous cliquez dedans tout en maintenant la touche Alt enfoncée.
Sortez le pointeur de la souris de la sélection, et replacez-le dessus.
Maintenant, (bouton gauche enfoncé bien entendu), déplacez la sélection vers son nouvel emplacement. Le petit trait en grisé vous donne un bon repère.
Relâchez le bouton de la souris, c'est fini.


De bonnes mises en page avec les tableaux :
Agencer texte et image
Vous avez sans doute déjà rencontré certaines difficultés pour agencer convenablement du texte avec une image. Les cadres de positionnement sont sans doute une solution assez efficace, mais s'ils ne sont pas bien ancrés avec les paragraphes, cela peut s'avérer totalement désastreux. Pour résoudre définitivement la question, rien n'est plus simple que de définir un tableau, de deux colonnes par exemple. Dans l'une vous collez l'image, dans l'autre le texte. La mise en forme est ensuite particulièrement aisée en jouant sur la largeur des colonnes du tableau. Rien de plus simple et efficace !

Définir une mise en forme à l'avance

Quand vous créez un tableau, vous avez très certainement une idée de la manière dont les cellules doivent être mises en forme : le texte à gauche et les chiffres à droite, par exemple. Ce petit truc peut vous aider à résoudre la majeure partie des problèmes de mise en forme, avant même de créer le tableau : la définition d'une mise en forme spécifique du paragraphe où sera créé le tableau, sera automatiquement appliquée à l'ensemble du tableau.


Des tableaux sur mesure :
Des colonnes de largeur identique
Pour avoir rigoureusement la même largeur de colonnes dans un tableau, inutile de se prendre la tête : vous sélectionnez les colonnes et leur donnez une largeur de 0. Elles vont tranquillement se partager l'espace en toute égalité.

Définir un format de nombres dans un tableau

Lorsque vous introduisez une formule dans un tableau, vous devez donner le format des nombres au coup par coup, puisque vous ne pouvez pas définir de format standard. Vous pourrez cependant définir un tel format en modifiant une macro. Vous activez Outils/Macro. Vous allez choisir dans la liste déroulante Macros disponibles dans l'entrée Commandes Word. Vous retrouverez alors la macro TableauFormule. Vous ne pourrez ensuite modifier la macro que si vous précisez ensuite que vous voulez utiliser le modèle global, c'est-à-dire NORMAL.DOT. Dans la fenêtre macro vous retrouverez le code suivant :

Sub MAIN
Dim Dlg As TableauFormule
GetCurValues Dlg
Dialog Dlg
TableauFormule Dlg
End Sub

Pour définir un format monétaire, par exemple, vous pourrez ajouter la ligne

Dlg .FormatNuméro = "# ##0,00 F;(# ##0,00 F)"

entre les lignes Dialog Dlg et TableauFormule Dlg.

Veillez à bien reprendre la même syntaxe que celle que vous apercevez quand vous introduisez manuellement une formule. Si vous voulez utiliser ponctuellement un autre format, vous pourrez naturellement toujours le faire le moment venu.


Sélectionner des colonnes dans un tableau

Vous pouvez bien entendu toujours sélectionner une colonne dans un tableau quand le pointeur de la souris est placé juste au dessus de la colonne et qu'il se transforme en épaisse flèche noire. Mais si votre tableau est très important, il est tout à fait inutile de le faire défiler pour revenir à son début. Vous sélectionnez directement la colonne en cliquant dessus si vous maintenez la touche Alt enfoncée.


Effacer lignes ou colonnes sans souci

Si vous devez effacer des lignes (ou colonnes) sélectionnées dans un tableau, inutile de perdre votre temps à passer par le menu Tableau. Vous pouvez opérer directement avec Ctrl + X ou Maj + Suppr.


Supprimer des zéros indésirables

Le résultat d'une formule est normalement toujours affiché, même quand il est égal à 0. Si vous ne souhaitez pas voir ces zéros, vous pouvez toujours adopter un format du type "# ##0,00;(# ##0,00. Vous remarquerez qu'il s'agit d'un format semblable à celui de Excel.


Rétablir une colonne dans un tableau

Si vous avez malencontreusement modifié la largeur d'une colonne dans un tableau où les colonnes sont de largeur égale, inutile de vous bagarrer avec les menus et boîtes de dialogue. Sélectionnez l'ensemble du tableau (le plus simple sera d'utiliser Alt + 5 (du pavé numérique quand il n'est pas activé). Donnez ensuite dans Tableau/Taille des cellules une largeur de 0 aux colonnes. Elles se répartiront de manière égale l'espace disponible entre les marges.


Des adresses de cellules pour les formules

Quand vous travaillez dans un tableau, il est souvent très ingrat de déterminer dans quelle cellule on se trouve. Cela est pourtant très important dans l'élaboration de formules. Une petite macro va résoudre assez efficacement la question :

Sub MAIN
If SélInfo(13) = -1 Then
Colonne = SélInfo(16)
Ligne = SélInfo(13)
Else
MsgBox "Vous n'êtes pas dans un tableau !", "Attention", 16
End If
Colonne$ = Chr$(Colonne+64)
If Colonne > 26 Then
Select Case Colonne
Case 27
Colonne$ = "AA"
Case 28
Colonne$ = "AB"
Case 29
Colonne$ = "AC"
Case 30
Colonne$ = "AD"
Case 31
Colonne$ = "AE"
End Select
End If
Adresse$ = Colonne$ + LTrim$(Str$(Ligne))
MsgBox "Vous vous trouvez en " + Adresse$ + Chr$(13) + Chr$(13) + "Colonne " + Str$(Colonne) + "Ligne" + Str$(Ligne)
End Sub


Encore plus avec Word : ce dont vous disposez en prime


Une surface de travail fonctionnelle :
Changer des boutons en commande de menu
Le nombre des boutons, des icônes si vous préférez, des barres d'outils est limité par la largeur de l'écran. Vous n'en utiliserez habituellement que quelques uns, tandis que d'autres vous manqueront. Vous pourrez réorganiser vos barres d'outils à votre convenance. Mais si vous manquez cruellement de place, une solution efficace consiste à ne pas utiliser du tout de barres d'outils, ce qui ne signifie pas non plus qu'on se prive de leurs fonctionnalités, certains boutons ne se retrouvant pas sous forme de commande dans les menus.

Une commande, on se demande encore pourquoi si "discrète", est à même de "transformer" un bouton en commande de menu. Vous pourriez bien entendu personnaliser le menu considéré, puis retirer le bouton de la barre d'outils. Bien des manipulations en somme. Mais vous pouvez faire encore plus vite :

Activez Ctrl + Alt + D. Le pointeur de la souris se transforme en grosse croix.
Cliquez avec sur le bouton que vous voulez transposer en commande de menu.
Activez Outils/personnaliser. Tirez maintenant le bouton en dehors de sa barre d'outils.
La commande a été transférée dans un menu. Lequel ? Celui de la catégorie concernée. Essayez par exemple avec le bouton Afficher/Masquer. Dans le menu Affichage vous aurez désormais une nouvelle commande Afficher tout (raccourci Ctrl + *).


De l'écriture presque automatique :
Des insertions automatiques de plus d'un mot
Beaucoup pensent qu'une insertion automatique ne peut se faire qu'avec un seul et unique mot. Il n'en est rien ! "va mons" peut fort bien s'utiliser pour "Veuillez agréer, Monsieur, l'expression de mes sentiments les meilleurs." et "va mad" pour "Veuillez agréer, Madame, l'expression de mes sentiments distingués."

Un bouton pour ouvrir un fichier

Si vous travaillez toujours avec le même fichier, vous voudrez sans doute pouvoir l'ouvrir encore plus rapidement, à partir d'un bouton qui serait uniquement le sien. Une autre commande bien "discrète" va vous le permettre :

Ouvrez le document que vous voulez toujours pouvoir ouvrir directement. Vous ne devrez par la suite pas le changer de place puisque son chemin va être pris en compte dans la procédure.
Activez Outils/personnaliser/Barres d'outils et dans la liste des catégories, sélectionnez Toutes les commandes.
Sélectionnez la commande FichierOuvrirFichier que vous ne confondrez donc pas avec FichierOuvrir simplement.
Word vous affiche en bas à droite de la boîte de dialogue la liste des fichiers ouverts. Sélectionnez votre fichier.
Tirez maintenant la commande vers la barre d'outils où vous souhaitez insérer le bouton.
Une nouvelle boîte de dialogue s'ouvre où vous pouvez choisir l'icône à affecter au bouton. Vous pouvez également opter pour la figuration d'un texte à la place d'un dessin dans le bouton.
Si vous souhaitez définir votre propre dessin, le plus efficace est de choisir une icône dont les caractéristiques s'apparentent à votre projet final. Le bouton Modifier vous permettra de parvenir à vos fins de manière efficace.
De retour dans la boîte de dialogue vous n'aurez qu'à activer le bouton Fermer pour que la commande lui soit affectée.


Effacer les 100 dernières opérations

Word est en mesure de revenir sur les 100 dernières actions effectuées. Vous trouvez cela tout à fait utile, et pour ne rien vous cacher, nous aussi. Mais si vous passez votre temps au bureau à faire autre chose que ce pourquoi l'on vous paye, vous prenez de gros risques. Imaginez votre chef de service découvrant une mention du genre "Chère Tantine, il y a tellement...", alors que tout au long de la journée, vous êtes sensé avoir écrit des lettres de rappel à des clients récalcitrants. Puisque vous êtes, tout comme nous, le meilleur, vous ferez le ménage, comme si de rien n'était. Vous activerez bien innocemment Outils/Révisions et l'option Marquer les corrections en cours de frappe. Vous ressortirez de la boîte de dialogue avec OK. Pas fini cependant : vous réactivez exactement la même commande immédiatement dans la foulée. Vous désactivez l'option et sortez de la même manière. Cette fois, vous pouvez partir tranquille : il ne reste vraiment plus rien ! Si Gaston Lagaffe avait su !


Des menus encore plus lisibles :
Enlever les commandes inutiles
Une autre commande "discrète" est, elle aussi, parfaitement utile et efficace dans son fonctionnement. Elle vous permet de supprimer des commandes de menu sans vous poser d'autres questions. Avec Ctrl + Alt + E, vous transformez le pointeur de la souris en gros trait noir (ou triangle en fonction de votre définition graphique). En pointant sur un menu, ou plus exactement sur l'une des commandes, vous l'effacerez par un simple clic. Si d'aventure, vous supprimez par erreur la mauvaise commande, vous pourrez toujours rétablir les choses avec Outils/Personnaliser/Rétablir tout.

Ne pas laisser de traces :
Effacer la liste des derniers fichiers utilisés
Si pour des raisons évidentes de sécurité, ou de confidentialité, vous ne souhaitez pas que l'on retrouve la liste des derniers fichiers utilisés, il ne vous reste qu'à désactiver l'option correspondante dans Outils/Options/Général. Vous allez de la sorte effacer la liste.

Mais peut-être ne souhaitez-vous supprimer que la lettre coupable adressée à Tantine ? Dans ce cas, vous reprendrez la technique évoquée il y a un instant. Avec Ctrl + Alt + E vous irez cliquer avec votre gros trait noir sur le fichier litigieux. Si ce ne sont pas de bons tuyaux, tout de même !


S'en sortir avec élégance lors d'une erreur de mise en forme

Vous avez défini une structure de la plus haute importance pour votre texte, et vous vous rendez compte que vous vous êtes complètement trompé : certains niveaux devraient être en italique.

Plutôt que de passer un temps fou à remettre les paragraphes incriminés en forme, vous pouvez pratiquer la chose suivante :

Avec la touche Alt appuyée, sélectionnez les paragraphes concernés.
Mettez le texte en forme comme à l'accoutumée.


L'interligne a du bon, mais pas toujours

Si vous avez défini un interlignage spécifique, il ne sera cependant pas forcément respecté en cas de saut de page. Pour rectifier le tir, vous devrez activer Outils/Options/Compatibilité et l'option Supprimer l'espacement Avant. Le bouton Par défaut assure automatiquement la chose pour tous vos modèles.


Des arrondis qui tiennent la route

Beaucoup d'applications programmées en WordBasic sont de nature commerciale comme la facturation ou la tenue d'un livre de caisse par exemple. Mais bien souvent, le calcul des arrondis pose quelques petits problèmes. Vous pourrez efficacement utiliser la fonction suivante :

Function Arrondir(Nombre, NbDécimales)
If NbDécimales = 0 Then Facteur = 0
If NbDécimales = 1 Then Facteur = 10
If NbDécimales = 2 Then Facteur = 100
If NbDécimales = 3 Then Facteur = 1000
Valeur1 = Int((Nombre * Facteur) / 32767) *32767
Arrondir = (Valeur1 + Int(Nombre * Facteur) - Valeur1 + 0.5 )) / Facteur
End Function


Des arrondis corrects : une macro pour tous les cas

Il est un autre moyen de calculer des arrondis, même si on ne fait pas précisément de calcul et que l'on manipule des caractères :

Sub MAIN
x$ = InputBox$("Entrez le nombre à arrondir : ")
x = val(x$)

La position de la virgule est ensuite évaluée :

p = InStr(x$, ",")

Les chiffres avant et après la virgule sont isolés :

AvantVirgule$ = Left$(x$, p-1)
AprèsVirgule$ = Mid$(x$, p+1)

Si le nombre de décimales est supérieur à 2, le nombre est décomposé en trois valeurs individuelles :

If Len(AprèsVirgule$) >2 Then
Valeur0$ = Mid$AprèsVirgule, 1, 1)
Valeur1 = Val(Mid$(AprèsVirhule$, 2, 1))
Valeur2$ = Mid$(AprèsVirgule, 3, 1)

Si la troisième valeur est supérieure à 4, la deuxième est augmentée de 1, sinon la troisième valeur est supprimée :

If Val(Valeur2$) > 4 Then
Valeur1 = Valeur1 + 1
AprèsVirgule$ = Valeur0$ + LTrim(Str$(Valeur1))
Else
AprèsVirgule$ = Valeur0$ + LTrim$(Str$(Valeur1))
End If
End If

La chaîne est ensuite reconstituée et le nombre arrondi affiché :

y$ = AvantVirgule$ + "," + AprèsVirgule$
Arrondi = Val(y$)
MsgBox Str$(Arrondi)
End Sub


Des enveloppes professionnelles :
Du texte ou une image en insertion automatique
Pour votre courrier, vous souhaitez sans doute imprimer votre logo ou un texte toujours identique sur vos enveloppes.

Créez un cadre de positionnement et ajustez-le convenablement dans votre document.
Tapez votre texte ou collez votre image.
Sélectionnez le cadre en cliquant sur sa bordure.
Prenez le tout comme insertion automatique. Vous n'aurez plus de problème pour imprimer vos enveloppes.


Faxer depuis Word

La petite macro suivante appelle votre gestionnaire de fax, envoie le fax, reprend l'imprimante par défaut et demande si le document doit être imprimé normalement.

Sub MAIN
FichierConfigImpression .Imprimante = "TRIO DATAFAX sur WINSERVE:"
FichierImprimerDéfaut
FichierConfigImpression .Imprimante = "HP DeskJet 510 sur LPT1:"
Impression = MsgBox("Imprimer le Fax ? ", "Fax", 36)
If Impression = -1 Then FichierImprimerDéfaut
End Sub 


Attirer l'attention du lecteur :
Mettre un mot en vidéo inverse
Comment faire pour inverser l'affichage d'un seul mot dans une phrase ? Nous ne pourrons pas réaliser la chose directement dans Word, mais avec l'aide de Paint, cela devient un vrai jeu d'enfant.

Ouvrez Paint où vous tapez votre mot en conservant les attributs de caractère de votre document Word.
Sélectionnez le mot au plus près possible.
Activez Image/Inverser les couleurs. Vous pouvez également jouer sur les couleurs bien entendu.
Copiez le mot, désormais en vidéo inverse, dans le Presse-papiers.
Revenez dans Word et collez votre mot à l'emplacement du curseur.
Vous pourrez éventuellement ajuster la position avec Format/Image.


Des effets textuels à l'aide d'Excel

Tapez votre texte dans une cellule Excel.
Mettez-le en forme comme vous le souhaitez.
Copiez la cellule dans le Presse-papiers.
Revenez à Word et effectuez un Collage spécial avec l'option Texte mis en forme (RTF).
Avantage : Excel est désormais un serveur OLE et vous pourrez utiliser cette liaison pour tout autre texte.


Afficher le contenu du Presse-papiers

Le fait qu'une boîte de dialogue ou une image puisse être collée depuis le Presse-papiers laisse supposer que l'on peut aller regarder dedans sans avoir besoin de coller l'image dans le document.

Sub MAIN
On Error Goto Fin
Begin Dialog BoiteDlgUtilisateur 828, 568, "Contenu du Presse-papiers"
Picture 10, 6, 732, 481, "", 3, Image1
CancelButton 710, 511, 100, 32
End Dialog
Dim Dlg As BoiteDlgUtilisateur
Dialog Dlg
Fin:
End Sub

L'option 3 et la chaîne vide vous permettent de vous informer sur le contenu du Presse-papiers avec Picture. Si le Presse-papiers comporte quelque chose qui ne peut être affiché, un message annonçant l'absence d'image apparaît. Pour éviter ce message et traiter l'erreur, nous devons ajouter le paramètre 16 et donc remplacer 3 par 19



Garder la bonne distance :
L'espacement entre les paragraphes
Ctrl + 0 assure un espacement d'une ligne (plus précisément de 12 points) par rapport au paragraphe précédent. Cela évite d'utiliser l'artificielle création de paragraphes vides. L'apparence du texte en sera nettement améliorée

Définir avec des styles les espacements entre les paragraphes

Passer par le menu Format/Paragraphes pour définir des espacements de deux ou trois lignes voire plus encore n'est pas commode.

Générez des styles pour vos espacements spécifiques.
Avec Outils/Personnaliser, vous pouvez leur affecter des raccourcis clavier du type Ctrl + 2 pour un espacement de deux lignes, par exemple.


Afficher la date, l'heure et les ressources

Il peut être intéressant d'afficher certains renseignements dans une petite boîte de message. La macro suivante affiche la date, l'heure et l'état des ressources système :

Sub MAIN
MsgBox("Nous sommes le : " + Date$() + " " + Time$() + Chr$(13) + Chr$(13) + "Ressources disponibles : " + LitInfosSystème$(25), RESSOURCES DISPONIBLES ",64)
End Sub


Des décimales correctement présentées

Si vous exploitez sous Word, et dans une lettre-type, des renseignements provenant de bases de données, vous constaterez sans doute que le point décimal se substitue à votre virgule habituelle.

Affichez les codes de champ avec Alt + F9 et forcez le format en ###.##0,00, par exemple.


Utiliser Excel comme source de données pour des lettres type

Gérer des adresses avec Excel plutôt qu'avec Word offre un double avantage : les capacités d'Excel sont beaucoup plus confortables en matière de tri et de sélection des données, et Word n'est pas vraiment des plus rapides pour les grands tableaux (surtout en dessous de 16 Mo de mémoire). Mais si vous lancez la procédure de fusion et de publipostage, vous n'aurez accès qu'à la première feuille du classeur Excel. Plutôt que de réorganiser votre classeur, vous pouvez faire autrement :

Dans Word bien entendu, vous lancez la procédure de fusion et de publipostage. Vous activez l'option Choisir l'importation.
Dans la boîte de dialogue suivante, vous demandez une Feuille de calcul Microsoft Excel via un convertisseur. Vous êtes ainsi en mesure de choisir maintenant la feuille que vous souhaitez.
Vous pourrez également opter entre la totalité de la feuille ou simplement une plage de cellules spécifique.


Ne rechercher que le texte modifié

Le mode de travail Révisions est particulièrement utile dans un travail d'équipe. Lorsque vous souhaitez effectuer une recherche dans un document établi dans ce mode, vous pouvez vous limiter aux seuls parties du texte modifiées plutôt que de faire une recherche sur la totalité du document. La combinaison Ctrl + Alt + R vous donne cette opportunité lorsque vous la tapez quand le curseur se trouve dans la zone du critère de recherche. Cette commande est à bascule, c'est-à-dire que si vous la répétez, vous repasserez dans le mode Non Nouveau.


Des formulaires bien présentés grâce à des cadres de positionnement

Dans les formulaires, des positions très précises doivent souvent être adoptées. Plutôt que de vous livrer à des calculs impossibles, utilisez des cadres de positionnement, ou un cadre (zone) de texte si vous préférez cette appellation.


Utiliser l'en-tête pour définir une ligne de référence

Si vous souhaitez définir une ligne de référence dans votre courrier, vous serez souvent embarrassé par le problème de son positionnement qui peut être remis en cause par le début du document. Utilisez alors un en-tête, mais oui ! et donnez une valeur négative à la marge du haut. Votre ligne de référence restera toujours au même endroit, quelle que soit la nature du document.


Insérer des colonnes dans un document

Si vous souhaitez présenter certaines parties de votre texte en colonnes, inutile de vous embarrasser avec des sauts de section là où vous en avez besoin. Tapez votre texte comme si de rien n'était, sélectionnez ce que vous voulez voir apparaître en colonnes et à l'aide du bouton de commande ou du menu Format/Colonnes introduisez le nombre de colonnes que vous souhaitez. Word arrangera tout le reste automatiquement !


Du texte sur une image : une petite touche de P.A.O.

Malgré certaines dispositions, Word n'est pas un programme de P.A.O., loin de là. Les cadres permettent bien entendu de faire se chevaucher image et texte. Mais vous demeurerez très limité, ne serait-ce que parce que le texte demeurera toujours du texte rectiligne. Vous ne pourrez pas, comme ce serait le cas dans un vrai programme de P.A.O., l'aligner sur une courbe, par exemple. Tout de même, vous pouvez essayer la chose suivante :

Insérez votre document graphique dans un document Word, et appelez la barre d'outils Dessin. Si vous n'y étiez pas encore, vous allez passer en mode d'affichage Page.
Cliquez sur le bouton Zone de texte dans la barre de dessin. Tracez un cadre et saisissez le texte (vous pouvez également importer un texte existant depuis le Presse-papiers).
Avec Format/Options de dessin/Trait, enlevez le cadre de la zone de texte, et tirez votre texte dans l'image.


Des champs de formulaire de longueur identique

Si vous utilisez une police proportionnelle, comme Arial par exemple, pour générer des champs de formulaire, vous constaterez que vous n'êtes pas toujours exactement calé comme il le faudrait. Et c'est bien naturel puisqu'une police proportionnelle, contrairement à une police linéaire telle que Courier, ne présente pas des caractères de largeur identique. Si vous tenez à votre police proportionnelle, voilà comment faire :

Placez un taquet de tabulation là où doit se terminer le champ. Le plus simple est de le faire depuis la règle.
Effectuez un double clic sur le taquet et choisissez un alignement à gauche avec un caractère de suite de type soulignement.
Si vous appuyez maintenant sur la touche Tab, les champs auront une longueur identique quelle que soit la longueur du mot saisi.


Ajuster cadre et texte pour des présentations de qualité

Quand vous encadrez un paragraphe, les choses se passent sans grande difficulté et le cadre se positionne entre les marges. Mais si vous y prêtez bien attention, le paragraphe ainsi encadré est légèrement plus large que les autres, du moins est-ce le cadre qui "déborde" par rapport aux marges. Ce n'est pas idéal.

Activez Format/Bordure et trame et regardez bien quels sont les paramètres utilisés : épaisseur du trait et distance au texte. Si votre trait fait 3 points (1 point ~ 0.35 mm) et que la distance au texte est de 5 points, nous avons un total de 8 points.
Il ne vous restera qu'à apporter un retrait à gauche et à droite de cette valeur totale dans Format/Paragraphes/Retrait et espacement. Comme à ce niveau, l'unité de mesure est le cm, il vous faudra explicitement indiquer pt.


Modifier une commande Word

La plupart des commandes originelles de Word sont largement suffisantes pour une grande majorité des utilisateurs. Certains cependant voudront peut-être adapter un peu les choses à leur convenance. Pour modifier FichierOuvrir et lui faire exécuter votre propre macro, voilà comment faire :

Copiez votre macro (après l'avoir tout de même bien testée) dans le Presse-papiers et activez Outils/Macro.
Choisissez dans la liste déroulante des macros disponibles Commandes Word et choisissez ensuite FichierOuvrir.
Indiquez ensuite que la macro doit être Enregistrée dans NORMAL.DOT. Le bouton Créer est désormais disponible, vous l'activez. La fenêtre macro s'ouvre avec le code de la commande FichierOuvrir. Vous sélectionnez le code et collez le vôtre depuis le Presse-papiers.
Vous refermez la fenêtre macro avec Ctrl + F4 ou Ctrl + W et répondez oui à la question concernant la sauvegarde des modifications.
Si vous voulez rétablir la commande originale, vous renommez votre macro, elle pourra toujours servir, ou alors vous l'effacez simplement.


Au centimètre près : donner un peu de vie à la règle

La règle est un bon moyen de se repérer globalement. Mais si vous avez besoin d'ajustages très fins, elle ne vous plus d'une immense utilité. Vous utiliserez alors la touche Alt pour mettre en place vos taquets de tabulation ou définir la largeur de vos colonnes. La taille ou la position exacte s'affichera en clair.


Calculer avec Word : extraire une racine sans fonction

Quand vous voulez extraire une racine, vous devez utiliser le caractère ^ (caret) qui est en principe destiné à l'élévation à la puissance. Suivant le principe qu'une racine carrée est une exponentielle décimale de type 9 ^ 0,5 = 3, nous n'aurons pas plus de difficulté pour extraire une racine cubique. Mais attention ! Si vous formulez votre calcul de la manière suivante : 27^1/3, vous allez complètement vous fourvoyer. Vous n'obtiendrez pas 3 comme résultat, ce qui serait parfaitement correct, mais bien 9 dans la mesure où une exponentielle est toujours calculée avant une division. Dans ce cas de figure, le calcul sera donc 27 puissance 1 = 27 divisé par 3 = 9. Il vous faudra, comme dans bien des cas, utiliser des parenthèses pour isoler les calculs : 27^(1/3) sera donc la bonne formulation.


Des données Access dans Word : attention à la panne !

Utiliser des données Access dans un document Word est une excellente chose, à condition bien entendu de passer par le gestionnaire ODBC approprié. Les choses se passent habituellement assez bien. Mais si la base de données comporte plus de trois champs de type mémo, le gestionnaire perd tous ses moyens. Ne restera qu'à modifier la structure de la base, et de s'en souvenir à l'avenir.


Activer durablement la césure

Quand vous ouvrez un document avec un modèle, comme NORMAL.DOT, et que vous activez la coupure de mots, les paramètres définis seront automatiquement repris pour tous les documents fondés sur ce modèle. Donc, inutile de s'en soucier par la suite.


Une commande Atteindre efficace

La touche F5 lance directement la commande Atteindre. Mais si vous avez la souris en main, essayez d'opérer un double clic sur la barre d'état.


Un double clic pour les tabulations

Si vous effectuez un double clic sur un taquet de tabulation dans la règle, vous ouvrez directement la boîte de dialogue correspondante.


Un double clic pour mettre en forme les paragraphes

Si vous effectuez un double clic dans la règle sur l'un des symboles de mise en forme des paragraphes, vous accédez directement à la boîte de dialogue correspondante. La petite fenêtre d'aperçu vous donne tout de suite une idée des modifications que vous entreprenez.


Un double clic pour la mise en page

Un double clic sur une zone libre de la règle ouvre automatiquement la boîte de dialogue Mise en page.


Des combinaisons de touches supplémentaires

Les combinaisons de touches avec Alt, Maj et Ctrl et leurs différentes associations comme Alt + Ctrl offrent des possibilités assez vastes. Dans le cas où vous parviendriez à saturation, il existe aussi des combinaisons complémentaires du type Ctrl +, ou encore Maj + Ctrl +. auxquelles vous ajoutez ensuite la lettre souhaitée. Dans ce genre de combinaison, la commande ne s'exécute qu'après la frappe de la lettre affectée.


Inhiber des commandes Word

Il n'est pas toujours souhaitable que toutes les commandes Word soient disponibles tout le temps pour tout le monde. Si vous avez par exemple élaboré des modèles ou des styles, pour que tout le monde travaille avec les outils de présentation semblables, vous ne souhaiterez certainement pas que l'on puisse les modifier. Pour annuler une commande, le plus simple est d'en afficher le code dans la fenêtre macro et de supprimer tout le texte se trouvant entre Sub MAIN et End Sub. Si la commande est appelée, il ne se passera rigoureusement rien et vous pourrez même faire afficher une boîte de message du type :

MsgBox "Vous n'êtes pas autorisé à effectuer cette transaction !"


Personnaliser les extensions des fichiers

Dans bien des cas, il n'est pas inutile de définir sa propre extension de fichier. Quand vous travaillez, par exemple, sur un gros projet et que vous voulez repérer sans difficulté tous les fichiers appartenant spécifiquement au projet. Il est sans doute plus facile de repérer des fichiers .MAN parmi des fichiers .DOC que des fichiers .DOC au milieu d'autres fichiers .DOC. Sous Word 6 vous modifierez la ligne Doc-Extension = .XXX

Une telle modification pourra également se faire pour les fichiers modèles .DOT. Mais dans ce dernier cas, il faudra que le type de fichier par défaut à l'ouverture soit fixé à Tous(*.*).

Le plus efficace sera certainement d'aller modifier la commande FichierOuvrir.

Sub MAIN
On Error Goto Fin
Dim Dlg As FichierOuvrir
GetCurValues dlg
dlg.Nom = "*.*"
Dialog dlg
FichierOuvrir dlg
Fin:
End Sub


Restaurer des modèles détruits

Si vous avez détruit malencontreusement un modèle de document, il est peut-être possible de le récupérer plutôt que de tout reconstituer. Ouvrez un document qui reposait sur ce modèle, effacez le texte, et enregistrez le document comme modèle, avec l'extension .DOT. Vous devriez tout retrouver.


Protéger la mise en forme dans les fax

Si vous constatez que vos envois fax perdent certains attributs de mise en forme ou que ces derniers sont modifiés, vous pouvez activer l'option Envoyer en tant que pièce jointe dans Outils/Options/Général.


Personnaliser les raccourcis clavier

Si vous utilisez très fréquemment des raccourcis clavier, vous serez sans doute amené à agencer ou modifier les raccourcis proposés par défaut. Vous pourrez ainsi avec le raccourci Ctrl + Alt + K (le pointeur se transforme en une sorte de trèfle à quatre feuilles) accéder à une commande de menu pour modifier, ou tout simplement créer, son raccourci clavier. En cliquant sur la commande, vous ouvrez en réalité la boîte de dialogue Personnaliser/Clavier pour la commande concernée.


Sélectionner différentes parties de texte pour en modifier la mise en forme

Si, si, vous avez bien lu ! Dans Word vous ne pouviez pas (et c'est bien toujours le cas) sélectionner des parties de texte qui ne soient pas contiguës. La nouvelle fonctionnalité de surlignage (version 7), qui présente un véritable intérêt au demeurant, peut être complètement détournée de sa mission première pour assurer ce genre de sélection "multiple". Si vous voulez, par exemple, mettre en gras des mots isolés à différents endroits du document, vous les surlignez tout bêtement avec le "marqueur" (le surlignage, lui, n'a cure de la contiguïté) et demandez de remplacer le format surlignage par un format de caractères en gras. Efficace, n'est-ce pas ?


Trier une table des matières par ordre alphabétique

Quand vous générez une table des matières avec Insertion/Tables et index, il est totalement impossible de la trier par ordre alphabétique (ce qui n'est cependant pas une démarche totalement absurde) parce que vous allez vous battre avec des champs. En revanche, si vous convertissez les champs en texte normal par Maj + Ctrl + F9, vous pouvez tranquillement utiliser Tableau/Trier le texte. C'est un peu "tiré par les cheveux" ? Non, pas tellement, mais nous vous conseillons d'opérer ce genre de manipulation sur un document définitif : la table des matières traitée de la sorte ne pourra plus être modifiée.


Sélectionner rapidement des passages entiers

Vous ignorez certainement qu'un double clic sur EXT dans la barre d'état vous permet de sélectionner d'un seul coup tout ce qui se trouve entre le curseur et l'endroit où vous cliquez. Maintenant, vous le savez et auriez tort de ne pas en profiter.


Des ombrages à volonté

Lorsque vous mettez un ombrage dans un paragraphe, ce dernier est naturellement limité aux marges (ou aux retraits le cas échéant). Si vous souhaitez que l'ombrage "déborde", vous créez une bordure autour du paragraphe, donnez une distance au texte suffisante pour dépasser du texte. Si les traits de la bordure vous gênent, vous pouvez très bien leur donner la couleur blanc : ils disparaissent et il ne reste plus que l'ombrage.


Revenir en un clin d'il au style Normal

La combinaison de touches Ctrl + Maj + N vous fait revenir directement au style Normal. Vous n'avez pas besoin d'aller le rechercher dans la liste des formats.


Réduire le nombre de polices

Avoir beaucoup de polices de caractères sous la main est une bonne chose et permet de travailler sans contrainte. Mais bien des polices se ressemblent et trop de polices disponibles ralentissent le système. Essayez la petite macro suivante pour déterminer les polices dont vous avez vraiment besoin :

Sub MAIN
FichierNouveauDéfaut
For a = 1 To ComptePolices()
Police Police$(a)
Insertion "texte dans la police" + Police$(a)
InsertionPara
Next a
b=MsgBox("Imprimer le fichier ? ", "Polices", 4)
If b=-1 Then FichierImprimerDéfaut
End Sub

La macro lit les polices dans un fichier et vous propose à la fin de l'imprimer. Vous pourrez alors vraiment sélectionner les polices inutiles.


Tenir compte du texte masqué dans les index ou tables des matières

Quand vous actualisez un index ou une table des matières et que vous constatez un décalage entre la réalité de la numérotation des pages et le résultat obtenu, c'est certainement dû au fait que votre document comporte du texte masqué. Le texte masqué ne sera pas imprimé, c'est un fait, mais quand il est affiché, il est pris en compte dans la numérotation des pages, d'où le décalage. Vous veillerez donc à ne pas l'afficher (Outils/Options/Affichage au moment où vous faites l'actualisation de la table ou de l'index). La numérotation correspondra au résultat sur papier.


Agencer les barres d'outils pour un meilleur confort

Par défaut les boutons des barres d'outils vous sont proposés dans un certain ordre, qui ne convient pas nécessairement à votre manière de travailler. Inutile de passer par Outils/Personnaliser/Barres d'outils. Vous pouvez modifier la position des boutons à votre guise en utilisant Alt pendant que vous effectuez le déplacement avec la souris. Avec Ctrl + Alt, vous effectuez une copie du bouton.


Revenir en un instant à un endroit précis

La combinaison Maj + F5 vous permet de revenir (par étapes bien sûr) aux trois derniers emplacements où vous vous êtes déplacé dans le document. La quatrième fois, vous revenez d'où vous êtes parti.


Changer la casse sans problème

Si vous souhaitez changer la casse d'un mot, vous pouvez très bien utiliser le raccourci Maj + F3. Il suffit que le curseur se trouve dans le mot concerné. Vous passerez ainsi de minuscules en majuscules sans difficulté et inversement. Si le mot est en minuscules, la première combinaison lui donne une majuscule initiale, et la deuxième le met en entier en majuscules. Si le mot est en majuscules, la première combinaison le met en minuscules, et la deuxième lui donne une majuscule initiale.


Eviter des césures incorrectes

L'outil de coupure de mots de Word fonctionne globalement assez bien et constitue une aide appréciable. Il n'en demeure pas moins que, de temps en temps, les propositions ne sont pas vraiment idéales. Dans les cas litigieux, vous pouvez forcer un peu la main à Word :

Saisissez le mot et donnez un trait d'union insécable Ctrl + Num -. Sélectionnez le mot.
Activez Outils/Langue/Pas de vérification.
Dans Outils/Correction automatique, demandez le remplacement du mot par lui-même, mais avec votre césure à vous. Pour que le tiret soit reconnu et correctement interprété, vous devrez également activer l'option Texte mis en forme.


Trier des documents par date

Peu nombreux sont ceux qui savent que les fonctionnalités de tri de Word sont également opérationnelles sur les dates. Les paragraphes qui ne contiennent pas de date ne sont naturellement pas triés et placés en début (ou en fin de document suivant l'ordre choisi), les autres sont triés suivant la date qu'ils contiennent. Si l'année n'est pas présente dans la date, c'est l'année courante qui est prise en compte. Vous ne voyez pas d'application utile pour ce genre de tri ? Pensez à votre journal intime ou à l'historien qui travaille sur une chronologie, par exemple.


Des titres de paragraphes en retrait

Il peut être tout à fait utile de faire figurer les titres de paragraphes en retrait négatif, c'est-à-dire décalés dans la marge de gauche par rapport au texte. Le plus efficace sera de donner ce type de retrait aux différents styles de titres. L'intérêt de la démarche est le suivant : vous pouvez moduler la taille des retraits en fonction de la hiérarchie souhaitée (n'oubliez pas que vous disposez de 9 styles de titre).


Une protection efficace pour les signatures scannées

Si vous avez scanné votre signature, notamment pour pouvoir signer un fax géré par votre ordinateur, le fichier est la plupart du temps au format .PCX. Il est disponible et peut être "détourné" par n'importe qui. Une solution efficace consiste à coller votre image (signature) dans un document Word que vous enregistrez avec un mot de passe. Vous pourrez détruire votre fichier .PCX sans danger, et serez le seul à pouvoir accéder à votre SIGNATURE.DOC dont vous utiliserez librement l'image.


Ouvrir simultanément plusieurs fichiers

Si vous souhaitez ouvrir plusieurs fichiers en même temps, pour par exemple les regrouper en un seul et unique fichier, vous ne devrez pas le faire individuellement pour chacun d'entre eux. Avec Ctrl, vous pouvez sélectionner des fichiers isolés dans la boîte de dialogue Ouvrir, et avec Maj, vous pouvez sélectionner des plages contiguës de fichiers.


Recopier une mise en forme de paragraphe

Si vous sélectionnez une marque de paragraphe pour la copier dans le Presse-papiers, vous pourrez donner les mêmes attributs de mise en forme à n'importe quel autre paragraphe en collant la marque de paragraphe ailleurs dans votre document.

Notons bien à ce propos que si un mot est sélectionné sans la marque de paragraphe, ce sont les attributs de caractère qui sont repris. Mais si vous sélectionnez le mot et la marque de paragraphe, ce sont bien les deux types d'attributs qui sont recopiés.


Le mode d'affichage Plan : utiliser des raccourcis

Le travail en mode Plan est très utile pour de gros documents. La lisibilité en est bien meilleure. Bien entendu pour organiser votre structure, vous utiliserez les outils spécifiques du mode Plan. Cependant, si vous êtes amené à apporter des modifications à votre structure, vous allez bientôt jongler entre le clavier et la souris, ce qui est loin d'être gratifiant. Avant de taper vos titres, vous pouvez jouer sur le niveau hiérarchique avec Tab (un niveau inférieur) ou Maj + Tab (un niveau supérieur).


Modifier des images

Lorsque vous agrandissez ou réduisez une image vous pouvez toujours la rétablir dans sa dimension originelle avec Format/Image/Rétablir. Cela va encore plus vite si vous effectuez un double clic avec la touche Ctrl enfoncée. Pour découper une partie de l'image vous utiliserez la touche Maj en même temps que la souris.


Modifier le texte en mode d'Aperçu avant impression

Pour la première fois, la version 7 de Word permet d'éditer du texte en mode d'affichage Aperçu avant impression. Vous cliquez sur la Loupe pour agrandir convenablement le texte. À la suite d'un nouveau clic sur le bouton, vous vous retrouvez en mode d'édition de texte et vous pourrez apporter toutes les modifications voulues.


Sélectionner des colonnes

La mise en forme d'un texte existant ne peut se faire qu'après sa sélection. Mais que faire si vous ne souhaitez sélectionner que la partie de gauche, par exemple, d'un paragraphe quand vous ne travaillez pas en tableau ? Utilisez en même temps que la souris la touche Alt, vous ne sélectionnerez que ce que vous voulez.


Un affichage plein écran efficace

Si vous travaillez en plein écran pour avoir un maximum d'espace de travail, vous pourrez faire apparaître tout de même certains éléments bien utiles tels que les barres de défilement ou la barre d'état avec Outils/Options/Affichage.


Une mise en forme justifiée : attention aux espaces

Lorsque vous formatez votre texte de manière justifiée, les espacements entre les mots sont variables. Quand vous passez à la ligne avec Maj + Entrée pour ne pas créer de nouveau paragraphe, il se pourrait que cette ligne présente des trous entre les mots, ce sera du plus mauvais effet. Placez-vous en fin de cette ligne, avec Fin, par exemple, et appuyez sur Tab. La ligne s'aligne à gauche et votre texte reprend bonne figure.


Aligner simultanément des groupes de mots à gauche et à droite

Si vous voulez aligner sur la même ligne des mots sur la gauche et d'autres sur la droite, vous allez certainement trouver une solution avec des tabulations adéquates. Mais il y a encore plus simple. Tapez le premier groupe en donnant un espace insécable entre les mots avec Maj + Ctrl + Espace. Après un espace normal, vous tapez le deuxième groupe avec des espaces insécables également. Avec un format de paragraphe justifié, vous terminez cette ligne avec Maj + Entrée. Le truc a marché tout seul.


Créer un dossier depuis Word

Avec Word 7, vous pouvez créer un dossier sans même sortir de Word avec les fonctionnalités de la boîte de dialogue Ouvrir. Sous Word 6 vous pourrez également le faire sans passer par le Gestionnaire de fichiers. Le bouton Nouveau de Outils/Options/Rép. par défaut le permet également. Notez cependant que le dossier sera un sous-dossier du dossier courant


Des enveloppes faciles à réaliser

Si vous sélectionnez les adresses de l'expéditeur et du destinataire et que vous leur affectez respectivement les signets Destinataire et Expéditeur, les champs correspondants seront automatiquement renseignés dans la boîte de dialogue Enveloppes et étiquettes.


Supprimer les marques de paragraphe superflues

Dans bien des cas d'importation de texte, chaque ligne se termine par une marque de paragraphe. Nous ne pouvons utiliser un remplacement de cette marque par un espace dans la mesure où nous prenons le risque de supprimer une "vraie" marque de paragraphe. La macro suivante est un bon moyen de résoudre la question :

Sub MAIN
DébutDocument
EditionRemplacer .Rechercher = "^p^p", .Remplacer = "####", .RemplacerTout
REM FichierEnregistrer
DébutDocument
EditionRemplacer .Rechercher = "^p", .Remplacer = " ", .RemplacerTout
REM FichierEnregistrer
EditionRemplacer .Rechercher = "####", .Remplacer = "^p^p", .RemplacerTout
End Sub

Par précaution, on commence par aller au début du document. Ensuite, on recherche deux marques de paragraphe successives pour les remplacer par des dièses.

On enregistre éventuellement le document. Ensuite les marques de paragraphe simples, donc les fausses, sont remplacées par un espace. Après une nouvelle sauvegarde, les dièses sont remplacés par deux vraies marques de paragraphe.


Utiliser judicieusement la césure

Quand vous utilisez la coupure de mots, il existe ce que l'on appelle une "zone critique" permettant de définir l'espacement par rapport à la marge où il convient de s'interroger sur l'opportunité d'une césure. Une zone généreuse limite le nombre de coupures. Si vous optez pour la valeur minimale de 0,25 cm, vous augmentez sensiblement le nombre de césures.


Convertir différents formats de texte

Lorsque vous faites des conversions entre différents formats de texte, le résultat n'est pas toujours fabuleux, notamment si vous avez des accents, des trémas ou autres caractères un peu durs à digérer. Nous ne parlons évidemment pas de l'échec total d'une conversion. Pour améliorer considérablement la chose, vous pouvez utiliser la macro suivante :

Sub MAIN
EditionSélectionnerTout
x$=Sélection$()
DOSVersWIN$(x$)
End Sub


L'Éditeur d'équations en programme autonome

Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de l'Éditeur d'équations, vous devrez pouvoir le lancer en tant que programme autonome. Sous Word 6, vous irez modifier EQNEDIT.INI où vous mettrez dans la section [General] la valeur 1 à la ligne :

ForceOpen =

Sous Word 7, vous irez dans la base des registres sous HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\MICROSOFT\EQUATION_EDITOR\2.0\OPTIONS\GENERAL où vous mettrez également ForceOpen à 1.

Vous serez ainsi en mesure d'utiliser les raccourcis clavier propres à l'éditeur et même de zoomer.

Une autre solution consiste à activer les codes de champ avec Alt + F9, pour afficher l'Éditeur d'équations dans une fenêtre autonome.


Utiliser judicieusement les outils de dessin

Lorsque vous utilisez un outil de dessin, une fois que vous avez dessiné votre objet, vous revenez à votre mode de travail normal. Mais si vous voulez dessiner successivement plusieurs objets, vous devez réactiver l'outil. Pour vous éviter ce léger souci, vous pouvez effectuer la première fois un double clic. L'outil de dessin demeure actif, et vous pouvez donc créer successivement plusieurs objets. L'outil demeurera actif tant que vous ne recliquerez pas dessus.


Réaliser une table d'illustrations

Vous pouvez bien entendu établir une table d'illustrations à partir des légendes que vous avez données à vos illustrations. Cela peut prendre un certain temps. Il existe une méthode sans doute plus efficace. De manière assez générale, votre table des matières, fondée sur les titres, n'ira guère plus qu'à 4 niveaux de titres. Or, vous savez fort bien que Word vous propose 9 niveaux de titres si vous le souhaitez. Pourquoi ne pas en profiter pour affecter, par exemple, le niveau 6 à vos illustrations et le niveau 7 à vos tableaux ? Si ce n'est pas du vrai confort, nous allons nous lasser de vous donner tant d'astuces.


Affecter un intitulé spécifique à une illustration

Si vous définissez un nouvel intitulé pour vos légendes (Insertion/Légende/Nouvel intitulé), vous pourrez créer dans Insertion/Tables et Index/Table des illustrations une table qui n'a pas forcément rapport avec celle des illustrations


Exécuter des commandes de menu supprimées

Si, pour certaines raisons de sécurité ou de discrétion, vous avez supprimé une commande de menu, vous ne serez vous-même plus en mesure de lancer cette commande. Vous pourrez cependant y accéder en appelant cette commande depuis Outils/Macro/Commandes Word/Exécuter.